Để hiểu rõ qui trình, chúng ta cùng nghiên cứu chức năng của các bộ phận liên quan trong chu trình chi phí

-         Bộ phận yêu cầu

Đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” làm căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể là kế toán hàng tồn kho, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định... Ví dụ yêu cầu nguyên vật liệu được lập bởi quản đốc phân xưởng hoặc kế toán hàng tồn kho; hoặc yêu cầu nhập hàng để bán cho bộ phận bán hàng lập....

-         Bộ phận mua hàng

Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn người cung cấp, xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành hàng... Sau khi lựa chọn người cung cấp và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua” gửi cho người cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc ủy quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong xử lý nghiệp vụ mua hàng.

-         Bộ phận nhận hàng

Chức năng nhận hàng nên được tách biệt khỏi chức năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận nhận hàng có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng và lập “Phiếu nhập kho” cho số hàng nhận được này. Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lượng giữa “Phiếu nhập kho” và số lượng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua hàng.

-         Bộ phận kho hàng

Đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp. Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo đảm, thủ kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó gửi “Phiếu nhập kho” cho bộ phận kế toán phải trả.

-         Bộ phận kế toán phải trả

Bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh toán với người bán. Tùy theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tương ứng. Dù được tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”; “Đặt hàng mua”; “Phiếu nhập kho”; và “Hóa đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm các thủ tục thanh toán.

-         Bộ phận tài vụ

Bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng từ liên quan; chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn thanh toán.