Làm chủ các kỹ năng cá nhân giúp phân tích viên thành công trong nghề nghiệp.

Bốn loại kỹ năng cá nhân:

• Kỹ năng truyền thông.
• Làm việc cá nhân và làm việc nhóm.
• Khởi động nhóm, kích hoạt nhóm.
• Quản lý các kỳ vọng, ước muốn.

1. Kỹ năng truyền thông

Truyền thông hiệu quả giúp thiết lập và duy trì các quan hệ làm việc với khách hàng và đồng nghiệp. Việc cải tiến truyền thông cần kinh nghiệm và thực hành.

Ba loại truyền thông thường dùng đối với phân tích viên hệ thống.

• Phỏng vấn và lắng nghe.
• Bảng hỏi.
• Trình bày viết, và trình bày nói.

Phỏng vấn và lắng nghe.

• Phương tiện thu thập dữ liệu, thông tin về dự án.
• Việc lắng nghe các câu hỏi cũng quan trọng như việc đặt các câu hỏi.
• Việc lắng nghe hiệu quả dẫn đến việc am hiểu vấn đề và tạo ra các câu hỏi tiếp theo.

Bảng hỏi.

• Ưu điểm:
  • Ít tốn hơn phỏng vấn (theo nghĩa biết được ý kiến nhiều người trong cùng một khoảng thời gian).
  • Các kết quả thu được ít bị chủ quan hơn do việc chuẩn hóa các mục hỏi trong bảng hỏi trong quá trình thiết kế bảng hỏi.
• Nhược điểm:
  • Ít hiệu quả hơn phỏng vấn do không có quá trình theo dõi.
  • Việc phỏng vấn biểu hiện được thái độ. Bảng hỏi khó biểu hiện thái độ.

Trình bày viết và nói.

• Thường được dùng để lập tài liệu (sưu liệu) về tiến trình của dự án và truyền thông giữa các thành viên trong nhóm thực hiện dự án.
• Trình bày viết và nói có thể ở nhiều dạng:
  • Nhật ký họp.
  • Biên bản họp.
  • Tóm tắt phỏng vấn.
  • Lịch trình và mô tả dự án.
  • Thông tin yêu cầu ghi nhớ.
  • Yêu cầu hợp đồng, đề nghị với các nhà thầu, đại lý.
  • Các trình bày nói.

Cải tiến kỹ năng truyền thông.

• Thực hành.
• Ghi băng hình trình bày và tự đánh giá kỹ năng.
• Tham dự các lớp huấn luyện viết lách.
• Tham dự các lớp viết tài liệu kinh doanh và kỹ thuật.

2. Làm việc cá nhân và làm việc nhóm

Làm việc cá nhân trên các khía cạnh của dự án liên quan đến việc quản trị:

• Thời gian.
• Các cam kết.
• Hạn định hoàn thành.

Làm việc nhóm liên quan đến việc thiết lập các chuẩn hợp tác và phối hợp.

Mười hai đặc trưng của một nhóm làm việc hiệu quả:

• Chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu.
• Nhận thức được “nhãn” nhóm.
• Cấu trúc nhóm chi phối bởi hiệu quả, kết quả.
• Các thành viên trong nhóm có năng lực.
• Cam kết giữa các thành viên nhóm.
• Tin cậy lẫn nhau.
• Phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên nhóm.
• Truyền thông hiệu quả.
• Cảm thấy được sự tự quản.
• Cảm thấy được sự trao quyền (quyền hạn).
• Kích thước nhóm (8-10 người, tùy thuộc độ phức tạp, độ lớn dự án).
• Cảm thấy thích thú cao độ.

3. Kích hoạt nhóm

Khởi động nhóm, kích hoạt nhóm:

• Khả năng khởi động nhóm làm việc, gắn bó với nhau.
• Phân tích viên thường xuyên làm việc với nhóm, đặc biệt giao việc cho nhóm.

• Liên quan đến việc hướng dẫn nhóm mà không phải là một thành phần của nhóm.
• Là kỹ năng ích lợi cho phiên làm việc Thiết kế ứng dụng chung (JAD).

4. Quản lý các mong muốn

Nhiều mong muốn, kỳ vọng nảy sinh trong quá trình xây dựng và phát triển hệ thống. Những kỳ vọng này có thể nằm trong hoặc phù hợp với các mục tiêu của dự án phát triển hệ thống, nhưng cũng có thể phóng đại hoặc thu nhỏ. Phân tích viên cần quản lý đúng các mong muốn này.

Việc quản lý các mong muốn thường liên hệ trực tiếp đến sự thành công của giai đoạn thi hành hệ thống.

Các kỹ năng giúp cho việc quản lý các mong muốn.

• Am hiểu kỹ thuật và dòng công việc.
• Khả năng truyền thông bức ảnh xác thực về hệ thống mới đối với người sử dụng.
• Đào tạo hiệu quả việc quản lý và người sử dụng trong suốt các giai đoạn vòng sống phát triển hệ thống.