Bài viết sưu tầm

Vì các tổ chức ngày nay phải theo dõi và phân tích rất nhiều dữ liệu, nên việc tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả là rất cần thiết để có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Một cơ sở dữ liệu cần được thiết kế để lưu trữ tất cả dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng và chỉnh sửa dễ dàng. Hơn nữa, nó phải phản ánh các quy trình kinh doanh của tổ chức. Khi thiết kế cơ sở dữ liệu, một tổ chức phải xem xét cẩn thận các câu hỏi sau:

• Nội dung. Dữ liệu nào nên được thu thập và với chi phí bao nhiêu?

• Truy cập. Dữ liệu nào nên được cung cấp cho người dùng nào và khi nào?

• Cấu trúc logic. Dữ liệu nên được sắp xếp như thế nào để người dùng cụ thể có thể hiểu được?

• Tổ chức vật lý. Dữ liệu nên được đặt ở đâu?

• Thời gian phản hồi. Dữ liệu phải được cập nhật và truy xuất nhanh như thế nào để người dùng có thể xem được?

• Lưu trữ. Dữ liệu này cần được lưu trữ trong bao lâu?

• Bảo mật. Làm thế nào để bảo vệ dữ liệu này khỏi truy cập trái phép?

Một trong những công cụ được sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu. Mô hình hóa dữ liệu thường được thực hiện ở cấp độ tổ chức hoặc ở cấp độ ứng dụng kinh doanh cụ thể.Khi được thực hiện ở cấp độ tổ chức, quy trình này được gọi là mô hình hóa dữ liệu doanh nghiệp. Mô hình hóa dữ liệu doanh nghiệp là một phương pháp bắt đầu bằng việc nghiên cứu nhu cầu dữ liệu và thông tin chung của tổ chức ở cấp độ chiến lược, sau đó chuyển sang xem xét các nhu cầu dữ liệu và thông tin cụ thể hơn cho các lĩnh vực chức năng và phòng ban trong tổ chức.

Mô hình dữ liệu doanh nghiệp xác định các thực thể dữ liệu và thuộc tính dữ liệu được tổ chức quan tâm nhất cùng với các định nghĩa dữ liệu chuẩn liên quan, độ dài và định dạng dữ liệu, phạm vi giá trị hợp lệ và bất kỳ quy tắc kinh doanh nào cho việc sử dụng chúng (ví dụ: nếu loại sản phẩm là 123, thì số ngày giao hàng phải lớn hơn 5). Mô hình dữ liệu doanh nghiệp là một nguồn tài nguyên quý giá với những lợi ích sau:

• Cung cấp lộ trình dữ liệu hiện tại và tương lai của tổ chức, đóng vai trò là điểm khởi đầu ban đầu cho việc phát triển các ứng dụng mới có khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu.

• Tránh tình trạng trùng lặp dữ liệu tốn kém và kém hiệu quả khi cùng một thực thể dữ liệu hoặc thuộc tính dữ liệu được thu thập trong nhiều ứng dụng hoặc được lưu trữ trong nhiều cơ sở dữ liệu.

• Xác định những thiếu sót trong dữ liệu cần thiết để hỗ trợ tổ chức, từ đó có thể lập kế hoạch thu thập hoặc có được dữ liệu cần thiết.

• Cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu dữ liệu của tổ chức đối với gói phần mềm của nhà cung cấp.

Đôi khi, một tổ chức sẽ mua một mô hình doanh nghiệp tiêu chuẩn ngành từ nhà cung cấp hoặc nhóm ngành. Ví dụ, Mô ​​hình Dữ liệu Nhà cung cấp Chăm sóc Sức khỏe IBM là một mô hình dữ liệu doanh nghiệp có thể được các tổ chức cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe áp dụng để tổ chức và tích hợp dữ liệu lâm sàng, nghiên cứu, hoạt động và tài chính.

Trước đây, Hệ thống Chăm sóc Sức khỏe Đại học Bắc Carolina có rất nhiều phần cứng và phần mềm hệ thống thông tin khiến việc tích hợp dữ liệu từ các hệ thống cũ hiện có trở nên khó khăn. Tổ chức này đã sử dụng Mô hình Dữ liệu Nhà cung cấp Dịch vụ Chăm sóc Sức khỏe của IBM để hướng dẫn các nỗ lực đơn giản hóa môi trường hệ thống thông tin và cải thiện việc tích hợp dữ liệu của mình. Kết quả là, họ đã có thể loại bỏ sự phụ thuộc vào các công nghệ lỗi thời, xây dựng một môi trường hỗ trợ quản lý dữ liệu hiệu quả, và tích hợp dữ liệu từ các hệ thống cũ để tạo ra một nguồn dữ liệu hỗ trợ các yêu cầu phân tích dữ liệu trong tương lai.

Sơ đồ quan hệ thực thể (ER) là một mô hình dữ liệu được sử dụng để phân tích và truyền đạt nhu cầu dữ liệu ở cấp độ dự án hoặc ứng dụng riêng lẻ bằng cách sử dụng các ký hiệu đồ họa để xác định các thực thể dữ liệu và các thuộc tính dữ liệu liên quan của chúng cũng như các mối quan hệ giữa các thực thể cần quan tâm. Có nhiều kiểu ký hiệu có thể được sử dụng khi vẽ sơ đồ ER.

Sơ đồ ER đảm bảo rằng các mối quan hệ giữa các thực thể dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được cấu trúc chính xác để bất kỳ chương trình ứng dụng nào được phát triển đều phù hợp với hoạt động kinh doanh và nhu cầu của người dùng. Ngoài ra, sơ đồ ER có thể đóng vai trò là tài liệu tham khảo sau khi cơ sở dữ liệu được sử dụng. Nếu có thay đổi được thực hiện đối với cơ sở dữ liệu, sơ đồ ER sẽ giúp thiết kế chúng.  Sơ đồ quan hệ thực thể cho thấy rằng mỗi khách hàng có thể đặt nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng bao gồm nhiều mặt hàng và nhiều mặt hàng có thể chỉ định cùng một sản phẩm (mối quan hệ nhiều-một). Cơ sở dữ liệu này cũng có thể có các mối quan hệ một-một. Ví dụ, một đơn hàng tạo ra một hóa đơn.

Một số quản lý bán hàng và tiếp thị đang yêu cầu thực hiện thao tác làm sạch dữ liệu trên cơ sở dữ liệu Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM). Đây là cơ sở dữ liệu quan trọng đối với tổ chức, lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại như dữ liệu liên hệ và hoạt động tài khoản bao gồm mua hàng, tương tác với tổ chức, và phản hồi đối với các sáng kiến ​​tiếp thị trước đó. Nó cũng thu thập và lưu trữ dữ liệu về khách hàng tiềm năng và cơ hội bán hàng. Các thành viên của bộ phận bán hàng và tiếp thị muốn xóa bỏ hồ sơ của tất cả khách hàng chưa mua bất kỳ sản phẩm nào của bạn trong sáu tháng qua khỏi cơ sở dữ liệu. Tương tự, tất cả khách hàng tiềm năng chưa phản hồi bất kỳ sáng kiến ​​tiếp thị nào trong sáu tháng qua cũng nên được xóa bỏ. Họ cũng muốn xóa tất cả khách hàng tiềm năng và khách hàng có địa chỉ email không hợp lệ.

Principles of Information Systems 14EDITION.