Bài viết sưu tầm

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

v    Mục đích

              Thông thường thì một hệ thống mới được xây là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ. Vì rằng hệ thống này đang tồn tại, đang hoạt động nên ta gọi đó là hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm mục đích:

-      Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.

-      Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.

-      Chỉ ra các điểm hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và điểm bất hợp lý của hệ thống cần được nghiên cứu khắc phục.

v    Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng

              Việc khảosátcầnđược thực hiện theo các nội dung sau:

-      Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống quản lý; nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó.

-      Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp các quyền hạn.

-      Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tập tin cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong đó.

-      Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức các quy định, các công thức do nhà nước hoặc cơ quan đưa ra làm căn cứ cho  các quá trình xử lý thông tin.

-      Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch.

-      Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.

-      Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.

-      Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hướng giải quyết.

-      Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.