Bài viết sưu tầm

Mặc dù gọi các phương pháp phỏng vấn, dùng bảng hỏi, quan sát và phân tích tài liệu là những phương pháp truyền thống dùng xác định yêu cầu nhưng cho đến nay chúng vẫn được các PTV sử dụng rất nhiều để thu thập các thông tin quan trọng.

Tuy nhiên ngày nay có thêm một số kỹ thuật khác để thu thập thông tin về hệ thống hiện thời, khu vực tổ chức đang yêu cầu hệ thống mới, và những gì hệ thống mới nên có. Những kỹ thuật mới PTV có thể dùng xác định yêu cầu là:

• Thiết kế ứng dụng nhanh (JAD – Joint Application Design).
• Hệ thống hỗ trợ nhóm (Group support systems).
• Công cụ CASE (CASE tools).
• Tạo mẫu (Prototyping).

Thiết kế ứng dụng chung (JAD)

Mục đích chính của JAD trong giai đoạn phân tích là thu thập các yêu cầu hệ thống một cách đồng thời từ những nhân vật chủ chốt của tổ chức có liên quan đến hệ thống.

Đặc điểm JAD.

• Bắt đầu được sử dụng tại IBM vào những năm 1970.
• Tập trung những người quan trọng lại làm việc cùng nhau.
• Nơi tập trung nên tách rời nơi làm việc hằng ngày.
• Thời gian có thể kéo dài từ vài tiếng đến vài ngày.
• Thường được dùng khi muốn “nhảy ngay vào hệ thống mới” mà không cần “nghiên cứu nhiều hệ thống hiện thời”. Tình huống này xảy ra khi tổ chức muốn có những “đột phá” mới trong quản lý và kinh doanh.

Những người tham gia JAD.

• Người tổ chức phiên làm việc JAD.
• Người điều khiển phiên làm việc JAD.
• Nhà quản lý.
• Nhà tài trợ, quyết định, cung cấp tài chính.
• Người phụ trách bộ phận.
• Những người sử dụng quan trọng (mang tính đại diện).
• Phân tích viên hệ thống.
• Chuyên viên hệ thống thông tin.
• Người ghi chép.

Người tổ chức phiên làm việc JAD và người điều khiển phiên làm việc JAD có thể là một. Người này chịu trách nhiệm tổ chức và thi hành JAD. Người này phải có kỹ năng quản lý nhóm và kích hoạt nhóm làm việc, vai trò giống như người điều phối chung vậy. Người này không nhất thiết phải là phân tích viên hệ thống. Một số nhà chuyên môn cho rằng tốt hơn không nên là phân tích viên hệ thống. Người này phải giữ vai trò trung lập trong phiên làm việc JAD, không đóng góp ý kiến, chỉ cố gắng giữ vững và khuyến khích mọi người làm việc bám theo mục tiêu, tập trung vào các vấn đề đặt ra, đúng lịch trình, giải quyết các mâu thuẫn hoặc bất đồng và kêu gọi các ý kiến.

Phòng làm việc cho các phiên làm việc JAD phải được tổ chức thật cẩn thận:

• Có lịch làm việc, các sơ đồ.
• Có bảng viết, bảng cho đèn chiếu, bảng giấy lật.
• Có máy chiếu (projector).
• Có máy tính để bàn hoặc xách tay.
• Bàn ghế ngồi nên xếp theo hình chữ U hoặc bầu dục.

Kết quả làm việc của JAD là tập các tài liệu chi tiết về công việc của hệ thống hiện thời liên quan đến hệ thống mới thay thế hệ thống hiện thời. Phụ thuộc vào mục đích chính xác của JAD, PTV còn có thể có được thông tin chi tiết về những gì mong muốn sẽ có được ở hệ thống mới.

Các công cụ CASE được dùng trong khi thực hiện JAD.

• Công cụ Upper CASE tỏ ra rất ích lợi có thể dùng khi làm việc JAD.
• Công cụ Upper CASE thường bao gồm các công cụ lập kế hoạch, lược đồ, tạo mẫu.
• Cho phép PTV đưa trực tiếp các mô hình hệ thống vào CASE khi làm việc JAD.
• Cho phép PTV diễn đạt các yêu cầu hệ thống dưới dạng đồ họa.
• Các thiết kế màn hình và bản mẫu hệ thống có thể được thực hiện khi làm việc JAD và trình ra cho các thành viên tham gia JAD xem xét.

Hỗ trợ JAD với GSS (Group Support System).

• GSS có thể được dùng để cho phép các thành viên trong JAD tham gia nhiều hơn.
• Các thành viên đánh vào máy tính các câu trả lời hoặc ý kiến của họ.
• Tất cả các thành viên trong JAD đều thấy được những gì mà các thành viên khác đã nhập vào (tức là một người có thể thấy ý kiến của tất cả những người còn lại).

Tạo mẫu (Prototyping)

Đặc điểm tạo mẫu.

• Quá trình lặp.
• Phiên bản căn bản, sơ bộ được xây dựng.
• Tăng dần quá trình xác định yêu cầu.
• Mục đích là triển khai các đặc tả cụ thể cho hệ thống sau cùng.

Cách làm việc của tạo mẫu là nhanh chóng chuyển các yêu cầu thành phiên bản làm việc của hệ thống. Một khi người sử dụng thấy được các yêu cầu đã chuyển vào hệ thống, họ sẽ yêu cầu cập nhật hoặc sẽ tạo ra các yêu cầu khác. Quá trình này lặp đi lặp lại và qua đó dần dần phân tích viên nắm được cụ thể các yêu cầu về hệ thống.

Phương pháp tạo mẫu đặc biệt có ích khi:

• Các yêu cầu người sử dụng không rõ ràng.
• Ít người sử dụng liên quan đến hệ thống.
• Các thiết kế phức tạp đòi hỏi phải hình dung cụ thể.
• Có vấn đề về sự truyền thông giữa PTV và người sử dụng.
• Các công cụ phải sẳn dùng cho việc tạo mẫu.

Nhược điểm của tạo mẫu:

• Khuynh hướng tránh việc sưu liệu chính thức.
• Khó thích nghi cho người sử dụng tổng quát.
• Việc chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác đôi khi không được xét đến.
• Các kiểm tra Vòng sống phát triển hệ thống (SDLC) đôi khi bị bỏ qua.