Bài viết sưu tầm

1.  Mục tiêu

Mục tiêu của hệ thống thông tin quản trị nhân sự:

- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý.

- Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực.

- Cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực.

- Cung cấp thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ.

- Cung cấp thông tin về sự biến động của nguồn nhân lực.

Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực  theo cấp quản lý:

                 Bảng 3.13: Các hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực

2.  HTTT Nhân lực tác nghiệp:

-Quản lý lương

+ Công việc chấm công hàng ngày được nhân viên thống kê của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công. Sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng, xong sẽ chuyển giao cho phòng kế toán.

+ Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép.

+ Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân viên tiền lương của phòng kế toán sẽ thực hiện việc kiểm tra đối chiếu xem số lượng báo cáo có đúng không. Nếu không đúng thì gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại. Nếu đúng thì sử dụng chương trình tiến hành cập nhật thông tin chấm công để tính luơng.

-    Quản lý vị Trí làm việc

+ Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.

+ Định kỳ, hệ thống thông tin vị trí việc làm sẽ tiến hành phân tích công việc theo yêu cầu của các phòng ban (nếu có), sau đó lấy thông tin những nhân viên trong công ty phù hợp yêu cầu để tiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, và danh mục vị trí việc làm còn thiếu nhân lực. Những danh mục liệt kê các vị trí còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận nhân sự trong việc ra quyết định tuyển dụng.

-    Quản lý người lao động

+ Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn…Khi được tuyển dụng thì phải thử việc, sau đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của  công ty. Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70% lương, nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp bậc lương, nếu không thì trả lại hồ sơ. Trưởng phòng nhân sự và ban giám đốc là những người chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo dài thời hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng của nhân viên trong công ty.

+ Thông tin nhân viên trong công ty cần cập nhật vào máy tính để quản lý gồm: Mã nhân  viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giới tính,ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lương cơ bản, bậc lương.

- Đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người

+ Hàng tháng các phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc nhân viên thuộc phòng của mình, sau đó gửi các mẫu đánh giá đến phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ kiểm tra đối chiếu, xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng kỷ luật.Thông tin đánh giá còn được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như: đề bạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc người lao động.

- Báo cáo lên cấp trên

+ Hàng tháng, dữ liệu của các hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và  hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc được sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu của luật định và theo qui định của chính phủ về tình hình sức khoẻ và an  toàn của người lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp). Những thông tin này cũng được báo cáo lên nhà quản lý (ban giám đốc) để làm cơ sở đặt ra yêu cầu đào tào về bảo hộ lao động hay thay đổi môi trường làm việc cho phù hợp.

- Tuyển chọn nhân viên và sắp sếp công việc

+ Khi có nhu cầu tuyển dụng (thiếu nhân viên ở một số vị trí) thì bộ phận quản lý vị trí sẽ gởi yêu cầu lên bộ phận nhân sự để thực hiện tuyển chọn nhân viên mới. Công việc tuyển chọn được tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển chọn sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn. Bộ phận tuyển dụng gởi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc  (để xét duyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết.

+ Cuối cùng thông tin ứng viên sẽ được đưa vào hồ sơ nhân viên (tức trở thành nhân viên mới).

3.  Hệ thống thông tin nhân lực ở cấp chiến thuật

Hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định:

- Tuyển người lao động.

- Phân tích và thiết kế việc làm.

- Quyết định phát triển và đào tạo.

- Kế hoạch hóa trợ cấp cho người lao động.

Các Hệ thống thông tin nhân lực chiến thuật gồm có:

- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc.

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên.

- Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp.

- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

4.  Hệ thống thông tin nhân lực ở cấp chiến lược

Hệ thống thông tin nhân lực ở cấp chiến lược:

-   Lập kế hoạch về nguồn nhân lực.

5.  Phần mềm máy tính dành cho quản trị nhân lực

Phần mềm ứng dụng chung cho hệ thống thông tin quản trị nhân lực:

-     Cơ sở dữ liệu.

-     Phần mềm quản lý nhân lực.

-     Thống kê.

HTTTQL2023DTU