Kinh nghiệm - Thủ thuật

            Giả thiết bạn có bảng doanh số bán hàng như hình 1. Bạn muốn tìm xem những mặt hàng nào bán ra ít hơn 100 bộ và tô mầu đỏ. Chúng ta có thể sử dụng Format có điều kiện để làm việc này. Tuy nhiên để áp dụng linh hoạt, chúng ta sẽ xây dựng một macro làm việc đó.

Ta thực hiện thu macro theo trình tự như sau:

1. Đứng ở một ô cần định dạng
2. Trên thanh công cụ toolbar, chọn Tools, Macro, chọn Record New Macro.
3. Hộp hội thoại Record New Macro xuất hiện. Trong hộp Macro Name, nhập tên của Macro cần thu, ví dụ MakeDecision và nhấn nút OK.
4. Nút Record Macro xuất hiện như trong hình bên cho thấy bộ thu recorder đang hoạt động. Đảm bảo nút Relative Reference được nhấn lõm xuống.
5. Định dạng ô (tô chữ mầu đỏ), sau đó nhấn mũi tên xuống dưới một lần
6. Nhấn nút Stop Macro
7. Lên Tools, Macro, Macros, một hộp hội thoại Macros xuất hiện. Chọn MakeDecision dưới mục Macro Name sau đó nhấn nút Edit. Như vậy chúng ta chuyển sang môi trường lập trình của Excel, đồng thời chuyển tới macro vừa thu.

            Đoạn mã VBA như sau:

            Sub MakeDecision()
                        Selection.Font.ColorIndex = 3
                        ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select
            End Sub

          Đối tượng ActiveCell tham chiếu đến ô hiện hành. Phương thức Offset của đối tượng ActivelCell chọn vùng nằm lệch đi so với ô hiện hành. Trong macro trên chọn ô nằm dưới vùng đang chọn một hàng và trên cùng cột.

Định dạng cho toàn cột

            Macro trên chỉ định dạng cho một ô. Để định dạng toàn bộ cột, cần thêm hai dòng lệnh ở đầu và cuối thủ tục như sau:

      Sub MakeDecision()

                                    Do Until ActiveCell = ""

                                                Selection.Font.ColorIndex = 3

                                                ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

                  Loop

            End Sub

          Để dừng vòng lặp điều kiện Until ActivelCell = "" được đưa vào câu lệnh Do-Loop. Macro sẽ duyệt toàn bộ các ô trong cột và định dạng cho đến khi gặp ô trống.

Để macro ra quyết định

            Chúng ta cần phải để macro tự ra quyết định nhằm tự động hoá việc định dạng. Tuy nhiên, bộ ghi macro không thể đưa các quyết định vào macro. Chúng ta phải tự làm lấy việc đó. Bạn muốn macro tự quyết định xem có cần phải tô đỏ ô hiện hành hay không.

            1.         Quay sang VBA-Editor, chọn macro (thủ tục) MakeDecision, nhập câu lệnh If ActiveCell > 100 Then để quyết định xem ô nào có giá tị nhỏ hơn.

            2.         Nhập End If để kết thúc lệnh If. Macro sẽ như sau:

                        Sub MakeDecision()

                                    Do Until ActiveCell = ""

                                                If ActiveCell < 100 Then

                                                            Selection.Font.ColorIndex = 3

                                                End If

                                                ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

                                    Loop

                        End Sub

Để quyết định hoạt động trên toàn bảng

            Bạn cần phải để macro chuyển tới cột tiếp theo để chạy khắp bảng tính. Thêm các câu lệnh để chuyển đến đỉnh của cột tiếp theo.

                        Sub MakeDecision()

                                    Do Until ActiveCell = ""

                                                If ActiveCell < 100 Then

                                                            Selection.Font.ColorIndex = 3

                                                End If

                                                ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

                                    Loop

                                    ActiveCell.Offset(-1, 1).Range("A1").Select

                                    Selection.End(xlUp).Select

                                    ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

End Sub

            1.         Dòng lệnh mới thêm thứ nhất để Excel lên trên một ô sau đó sang phải một ô.

            2.         Dòng thứ hai để Excel lên đỉnh cột.

            3.         Dòng cuối cùng để Excel đang từ đỉnh cột, nghĩa là vùng tiêu đề cột, xuống dưói một ô, tức vùng dữ liệu, như vậy là vùng tiêu đề không bị đưa vào tô mầu.

            Cuối cùng thêm một câu lệnh lặp Do Loop khác để macro có thể duyệt hết từ cột này sang cột khác cho đến khi gặp phải ô trống.