Phần mềm-Ứng dụng

Bộ phận bán hàng. Đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán....; nhận các đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”.

Bộ phận tín dụng. Trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng. Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó đòi cho doanh nghiệp.

Phụ trách tài vụ (Treasurer).Trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán bộ phận tài vụ phải là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các Credit Memo. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải được kiểm soát cẩn thận.

Bộ phận kho hàng.Đây là bộ phận quản lý hàng trong kho.

Bộ phận gửi hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng. Thông thường bộ phận này được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho.

Bộ phận nhận hàng.Trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận nhận hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng trên phiếu nhập kho.

Bộ phận lập hóa đơn.Đây là bộ phận được ủy quyền lập hóa đơn bán hàng hoặc các Credit Memo.

Bộ phận kế toán phải thu.Đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”.

Bộ phận giữ sổ cái.Đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các hoạt động lập báo cáo tổng hợp.

Bộ phận thư tín.Một số doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán bằng cách gửi Check qua bưu điện. Vì vậy doanh nghiệp phải thành lập một bộ phận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán (Remittance List)”. Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỷ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán.

Bộ phận thủ quỹ.Đây là bộ phận nhận tiền thu, thực hiện các thủ tục gửi vào ngân hàng.