1. Mục đích

HTTT tự động hóa văn phòng (Office Automation Systems) là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các tổ chức khác nhau. Mục đích của OAS là hỗ trợ giao tiếp và truyền thông.

2. Vai trò của hệ thống thông tin văn phòng

Văn phòng bao gồm nhiều dạng công việc khác nhau. Một văn phòng thường thực hiện các công việc chính:

Xử lý duy trì các bản ghi dữ liệu tài chính

Hỗ trợ quản trị: bao gồm các hoạt động hỗ trợ cho nhà quản trị như lập lịch và duy trì lịch hẹn cho các nhân viên quản trị, xử lý thư tín, xắp xếp các chuyến công tác và các cuộc họp cho nhà quản trị, cho phép nhà quản trị tập chung vào việc ra quyết định.

Xử lý tài liệu (xử lý văn bản): bao gồm việc tạo, lưu giữ, sửa chữa, phân phối và sao chụp các tài liệu. Chức năng xử lý tài liệu khác với chức năng xử lý dữ liệu ở chỗ đối tượng xử lý là các văn bản, từ ngữ. Tài liệu có thể là những bức thư, các báo cáo, các tối hậu thư hay các đề nghị.

Việc thực hiện các công việc trên có sự tham gia của nhiều ngành nghề chuyên môn khác nhau, của những người quản lý, thư ký, bán hàng, và các chuyên gia trên nhiều lĩnh vực. Như vậy văn phòng có thể coi như một nơi hội tụ của những con người có chuyên môn khác nhau cùng hợp tác để đạt được một mục đích chung nào đó. Đối với một tổ chức văn phòng có những vai trò sau:

Kết hợp và quản lý công việc của các chuyên gia trong từng lĩnh vực và các nhân công tri thức trong một doanh nghiệp.

Liên kết các đơn vị và các dự án khác nhau trong một tổ chức.

Gắn liền một tổ chức với môi trường bên ngoài, với các khách hàng và những nhà cung cấp.

3. Các hoạt động chính trong hệ thống thông tin văn phòng

Các hoạt động chủ yếu được thực hiện trong mỗi văn phòng bao gồm việc quản lý các tài liệu, lập kế hoạch và liên lạc với mọi người, quản lý dữ liệu, và quản lý các dự án. Có rất nhiều công nghệ văn phòng đã được phát triển, phục vụ tự động hóa các hoạt động sau và làm tăng năng suất, giảm chi phí văn phòng. Đó là công nghệ xử lý văn bản, fax, các thiết bị quét, các hệ thống thư điện tử …

4. Đặc điểm các thành phần của hệ thống thông tin văn phòng

Ưu điểm:

Truyền thông hiệu quả hơn.

Truyền thông trong thời gian ngắn hơn.

Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax).

Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi.

Nhược điểm:

Chi phí cho phần cứng khá lớn.

Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công việc.

An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận được những thông tin không mong muốn, gây gián đoạn công việc.