Khi các doanh nghiệp chuyển đổi email, công cụ năng suất và cộng tác của họ lên đám mây, Microsoft Office 365 và G Suite của Google là hai giải pháp trực tuyến hàng đầu thường được xem xét. Bộ ứng dụng Office 365 của Microsoft bao gồm Outlook cho email và lịch dùng chung; OneDrive để lưu trữ đám mây; và Word, Excel, PowerPoint và OneNote cho năng suất. Người dùng doanh nghiệp thường sử dụng thêm các ứng dụng khác, bao gồm Teams, một nền tảng cộng tác; Skype for Business, một ứng dụng hội nghị âm thanh và video; Yammer, một mạng xã hội doanh nghiệp; và Planner, một ứng dụng quản lý công việc và dự án.

G Suite của Google bao gồm Gmail và Lịch cho email và lịch dùng chung; Google Drive để lưu trữ đám mây; Google Docs, Sheets và Slides cho năng suất; và Hangouts cho các cuộc họp và trò chuyện trực tuyến. Một số người dùng doanh nghiệp cũng sử dụng Currents cho các cuộc thảo luận trên toàn công ty. Quản trị viên mạng có thể sử dụng ứng dụng Admin của G Suite để thêm người dùng, quản lý thiết bị và cấu hình cài đặt bảo mật, chẳng hạn như xác minh hai bước—trên toàn bộ tổ chức. Quản trị viên cũng có thể chỉ định trung tâm dữ liệu nào của Google trên toàn thế giới có thể được sử dụng để lưu trữ dữ liệu của tổ chức.

Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây như Microsoft và Google cung cấp các ứng dụng và bản cập nhật hệ điều hành trực tiếp đến thiết bị của người dùng qua Internet bằng mô hình đăng ký SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ). Thông thường, người dùng truy cập các ứng dụng đám mây thông qua trình duyệt. Trong môi trường làm việc hiện nay, nhân viên truy cập dữ liệu của công ty được lưu trữ trên đám mây trên các thiết bị di động, máy tính bảng và máy tính xách tay chạy Windows, Mac, iOS, Android và các hệ điều hành khác. Vì các ứng dụng và dịch vụ được lưu trữ trên đám mây, nhân viên có thể làm việc ở bất cứ nơi nào họ có thể truy cập internet. Việc chuyển đổi sang đám mây cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi của công việc thay vì thiết lập và bảo trì máy chủ hoặc cài đặt các bản cập nhật phần mềm trên thiết bị của họ.

Trước khi ra mắt các dịch vụ dựa trên đám mây, các tổ chức phải tiến hành thử nghiệm đáng kể khi nâng cấp hệ điều hành. Các phiên bản chính mới thường được phát hành một lần mỗi hai hoặc ba năm và chứa nhiều thay đổi hơn, đòi hỏi phải thử nghiệm đáng kể để đảm bảo khả năng tương thích liên tục với các tài nguyên phần cứng và phần mềm hiện có. Mặc dù các ứng dụng SaaS như Office 365 và G Suite thường xuyên thay đổi—yêu cầu các tổ chức phải phát triển các chiến lược để đánh giá và kiểm tra các bản cập nhật này trước khi triển khai chúng đến máy tính và thiết bị của người dùng—quá trình triển khai cập nhật trên toàn doanh nghiệp nhanh hơn nhiều với các dịch vụ dựa trên đám mây. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây cung cấp các bản cập nhật phần mềm và hệ điều hành khi chúng có sẵn, và các công cụ phân tích theo dõi thời điểm các bản nâng cấp này diễn ra.

Việc chuyển các tài nguyên theo dạng truyền thống để được lưu trữ và quản lý nội bộ lên đám mây yêu cầu một tổ chức phải xem xét nhiều yếu tố, bao gồm cơ sở hạ tầng mạng, bảo mật và đào tạo. Mặc dù thông tin và ứng dụng có thể được lưu trữ trên đám mây, cơ sở hạ tầng công nghệ của tổ chức vẫn phải đủ mạnh để xử lý lưu lượng truy cập bổ sung khi toàn bộ tổ chức làm việc trực tuyến. Các tổ chức phải xác định xem dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ trên đám mây hay trong cấu hình đám mây lai, với một số dữ liệu được lưu trữ tại chỗ và một số dữ liệu được lưu trữ trên đám mây. Điều này cũng liên quan đến việc thiết lập các cài đặt bảo mật, bao gồm chỉ định tệp và dữ liệu nào có thể được truy cập nội bộ và từ xa, và bởi ai. Vì dữ liệu và các máy chủ lưu trữ dữ liệu không còn nằm tại chỗ, các doanh nghiệp phải xem xét khả năng chậm trễ về hiệu suất, hay độ trễ mạng, khi sử dụng các ứng dụng đám mây qua Internet và chấp nhận khả năng mất quyền kiểm soát việc quản lý môi trường điện toán ảo. Trong một cuộc khảo sát gần đây, hơn 80% doanh nghiệp cho biết họ lo ngại ở mức độ từ vừa phải đến mức độ cao về việc bị ràng buộc vào một nền tảng đám mây công cộng duy nhất. Một số công ty chọn nhiều nhà cung cấp dịch vụ đám mây để giữ cho các ứng dụng của họ có tính di động và chuyển đổi giữa chúng khi cần thiết; những công ty khác chọn tận dụng các tính năng cụ thể của nền tảng của nhà cung cấp để tiết kiệm thời gian phát triển.

Bảo mật dữ liệu của công ty là một trong những thách thức lớn nhất khi chuyển sang điện toán đám mây. Nhiều người dùng tin rằng dữ liệu của họ an toàn hơn trên máy chủ riêng, nơi họ có nhiều quyền kiểm soát hơn. Tuy nhiên, các nhà cung cấp dịch vụ đám mây phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt khi lưu trữ thông tin nhạy cảm như hồ sơ bệnh án hoặc số thẻ tín dụng. Ngoài ra, chính sách BYOD (mang thiết bị cá nhân đến nơi làm việc) cho phép, và trong một số trường hợp khuyến khích, việc sử dụng thiết bị di động cá nhân tại nơi làm việc, yêu cầu các tổ chức phải nêu rõ cách nhân viên có thể truy cập các tệp và dịch vụ của công ty một cách an toàn trên thiết bị cá nhân của họ. Nếu thiết bị di động của người dùng bị mất hoặc bị đánh cắp, các công cụ quản lý có thể được sử dụng để xóa dữ liệu bí mật từ xa khỏi thiết bị di động của người dùng nhằm giữ an toàn cho dữ liệu của công ty. Cuối cùng, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đặt tại các quốc gia khác phải tuân theo các quy tắc bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu địa phương, có thể khác với quốc gia sở tại của công ty. Các dịch vụ điện toán đám mây cho văn phòng doanh nghiệp cũng bao gồm khả năng xác định và cung cấp thông tin điện tử có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các vụ kiện pháp lý. Quá trình này, được gọi là khám phá điện tử (e-discovery), bao gồm việc xác định, thu thập và cung cấp thông tin từ email, tệp và tài liệu đã được lưu trữ trong bộ nhớ đám mây, ứng dụng cộng tác và các dịch vụ đám mây khác. Thông tin điện tử thường có siêu dữ liệu, chẳng hạn như dấu thời gian, dữ liệu vị trí, thông tin người gửi và người nhận, và thuộc tính của tệp, những thông tin này không hiển thị rõ ràng trong tài liệu in, nhưng có thể cung cấp bằng chứng liên quan trong các vấn đề pháp lý.

Các công cụ ảo hóa cho phép người dùng truy cập hệ điều hành máy tính để bàn của họ được lưu trữ trên đám mây trên một máy chủ tập trung—có nghĩa là người dùng có thể tương tác với các tệp và ứng dụng như thể chúng được lưu trữ trên thiết bị cục bộ. Cách tiếp cận này giúp tiết kiệm chi phí vì các ứng dụng, dữ liệu và hệ điều hành được lưu trữ trên đám mây. Các tổ chức không còn cần phải duy trì các máy chủ vật lý, hoặc cơ sở vật chất để chứa chúng, hoặc chi tiêu cho điện năng để cung cấp năng lượng và làm mát chúng. Tính đến tháng 3 năm 2018, các dịch vụ email đám mây từ Microsoft và Google đã được hơn 40% các công ty đại chúng áp dụng. Mức độ phổ biến của Google đã tăng lên trong số các doanh nghiệp nhỏ hơn, trong khi các tổ chức lớn hơn có xu hướng sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Microsoft. Báo cáo về việc áp dụng điện toán đám mây năm 2018 của BitGlass, một công ty bảo mật đám mây, cho thấy rằng việc sử dụng Office 365 đã tăng từ 34,3% lên 56,3% trong năm 2018, trong khi việc sử dụng G Suite vẫn ổn định ở mức khoảng 25% kể từ năm 2018. Gartner dự đoán rằng đến năm 2021, hơn 70% doanh nghiệp sẽ hoàn tất quá trình chuyển đổi sang cung cấp dịch vụ văn phòng dựa trên đám mây cho nhân viên của họ.

Principles of Information Systems 14th.