Vì các tổ chức ngày nay phải theo dõi và phân tích rất nhiều dữ liệu, nên việc tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả là rất cần thiết để có thể sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả.

Một cơ sở dữ liệu cần được thiết kế để lưu trữ tất cả dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng và chỉnh sửa dễ dàng. Hơn nữa, dữ liệu cũng phải phản ánh được các quy trình kinh doanh của tổ chức.

Khi thiết kế cơ sở dữ liệu, một tổ chức phải xem xét cẩn thận các câu hỏi sau:

1> Nội dung: Dữ liệu nào nên được thu thập và với chi phí bao nhiêu?

2> Truy cập: Dữ liệu nào nên được cung cấp cho người dùng nào và khi nào?

3> Cấu trúc logic: Dữ liệu nên được sắp xếp như thế nào để người dùng cụ thể có thể hiểu được?

4> Tổ chức vật lý: Dữ liệu nên được đặt ở đâu?

5> Thời gian phản hồi: Dữ liệu phải được cập nhật và truy xuất nhanh như thế nào để người dùng có thể xem được?

6> Lưu trữ: Dữ liệu này cần được lưu trữ trong bao lâu?

7> Bảo mật: Làm thế nào để bảo vệ dữ liệu này khỏi truy cập trái phép?

Một trong những công cụ được sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu. Mô hình hóa dữ liệu thường được thực hiện ở cấp độ tổ chức hoặc ở cấp độ ứng dụng kinh doanh cụ thể. Khi được thực hiện ở cấp độ tổ chức, quy trình này được gọi là mô hình hóa dữ liệu doanh nghiệp. Mô hình hóa dữ liệu doanh nghiệp là một phương pháp bắt đầu bằng việc nghiên cứu nhu cầu dữ liệu và thông tin chung của tổ chức ở cấp độ chiến lược, sau đó chuyển sang xem xét các nhu cầu dữ liệu và thông tin cụ thể hơn cho các bộ phận và phòng ban chức năng trong tổ chức.

Mô hình dữ liệu doanh nghiệp xác định các thực thể dữ liệu và thuộc tính dữ liệu, quan trọng nhất đối với tổ chức cùng với các định nghĩa dữ liệu tiêu chuẩn liên quan, độ dài và định dạng dữ liệu, phạm vi giá trị hợp lệ và bất kỳ quy tắc kinh doanh nào cho việc sử dụng chúng (ví dụ: nếu loại sản phẩm là 123, thì số ngày giao hàng phải lớn hơn 5). Mô hình dữ liệu doanh nghiệp là một nguồn tài nguyên quý giá với những lợi ích sau:

- Cung cấp lộ trình về dữ liệu hiện tại và tương lai của tổ chức, đóng vai trò là điểm khởi đầu ban đầu cho việc phát triển các ứng dụng mới có khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu.

- Tránh sự trùng lặp dữ liệu tốn kém và không hiệu quả khi cùng một thực thể dữ liệu hoặc thuộc tính dữ liệu được thu thập trong nhiều ứng dụng hoặc được lưu trữ trong nhiều cơ sở dữ liệu.

- Xác định các khoảng trống trong dữ liệu cần thiết để hỗ trợ tổ chức, từ đó có thể lập kế hoạch thu thập hoặc có được dữ liệu cần thiết.

- Cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu dữ liệu của tổ chức đối với gói phần mềm của nhà cung cấp. Thỉnh thoảng, một tổ chức sẽ mua một mô hình doanh nghiệp tiêu chuẩn ngành cho ngành của họ từ một nhà cung cấp hoặc nhóm ngành.

Ví dụ: Mô hình dữ liệu nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe IBM là một mô hình dữ liệu doanh nghiệp có thể được một tổ chức cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe áp dụng để tổ chức và tích hợp dữ liệu lâm sàng, nghiên cứu, hoạt động và tài chính. Trước đây, Hệ thống Chăm sóc Sức khỏe Đại học Bắc Carolina có rất nhiều phần cứng và phần mềm hệ thống thông tin khiến việc tích hợp dữ liệu từ các hệ thống cũ hiện có trở nên khó khăn. Tổ chức này đã sử dụng Mô hình dữ liệu nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe IBM để hướng dẫn nỗ lực đơn giản hóa môi trường hệ thống thông tin và cải thiện việc tích hợp dữ liệu. Kết quả là, họ đã có thể loại bỏ sự phụ thuộc vào các công nghệ lỗi thời, xây dựng một môi trường hỗ trợ quản lý dữ liệu hiệu quả và tích hợp dữ liệu từ các hệ thống cũ để tạo ra một nguồn dữ liệu hỗ trợ các yêu cầu phân tích dữ liệu trong tương lai.

Principles of Information Systems 14th