Bản đồ tổng thể Jira Cloud

JIRA CLOUD
│
├── 1. QUẢN LÝ KHÔNG GIAN DỰ ÁN (SPACE)
│   ├── Software
│   ├── Business
│   ├── Team-managed
│   └── Company-managed
│
├── 2. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC (WORK ITEMS)
│   ├── Epic
│   ├── Story
│   ├── Task
│   ├── Bug
│   └── Sub-task
│
├── 3. LẬP KẾ HOẠCH
│   ├── Backlog
│   ├── Timeline
│   ├── Prioritization
│   └── Releases
│
├── 4. THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
│   ├── Scrum Board
│   ├── Kanban Board
│   ├── Workflow
│   ├── Status
│   └── Sprint
│
├── 5. THEO DÕI & ĐÁNH GIÁ
│   ├── Reports
│   ├── Dashboards
│   └── Insights
│
├── 6. TỰ ĐỘNG HÓA
│   └── Automation
│
├── 7. TÌM KIẾM
│   ├── Basic Search
│   ├── Filters
│   └── JQL
│
├── 8. QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG
│   ├── Roles
│   ├── Members
│   ├── Permissions
│   └── Notifications
│
└── 9. TÍCH HỢP
    ├── GitHub
    ├── GitLab
    ├── Bitbucket
    ├── Confluence
    └── Marketplace Apps

1. SPACE — Không gian dự án

Đây là cấp quản lý chính trong Jira.

Ví dụ dự án của bạn:

SPACE
Online Musical Instrument Store
Key: MIS

Bên trong có các Work Item:

MIS-1
MIS-2
MIS-3
...

Một Space có thể được dùng để quản lý:

Một dự án phần mềm.
Một sản phẩm.
Một nhóm.
Một quy trình công việc.

Hai loại quan trọng

Team-managed

Nhóm tự quản lý
        ↓
Dễ thiết lập
        ↓
Phù hợp nhóm sinh viên
        ↓
Cấu hình độc lập

Company-managed

Quản trị viên quản lý
        ↓
Quy trình chuẩn hóa
        ↓
Nhiều khả năng cấu hình
        ↓
Phù hợp tổ chức lớn

Jira Cloud hiện mô tả Team-managed là cách thiết lập đơn giản, độc lập theo từng nhóm; còn Company-managed dùng các cấu hình chuẩn hóa dùng chung.

Đối với bài tập Bán nhạc cụ Online của bạn: Team-managed là lựa chọn tốt để học trước.

2. WORK ITEM — Đơn vị công việc

Đây là chức năng quan trọng nhất của Jira.

Jira hiện dùng thuật ngữ Work item cho các công việc như Story, Task, Bug...

Các loại Work Item

2.1. Epic

Một chức năng lớn.

Ví dụ:

EPIC
Quản lý sản phẩm

2.2. Story

Một nhu cầu của người dùng.

Story
Xem danh sách nhạc cụ

Ví dụ:

As a Customer,
I want to view musical instruments,
So that I can select products to buy.

2.3. Task

Công việc kỹ thuật.

Task
Thiết kế API danh sách sản phẩm

2.4. Bug

Lỗi phần mềm.

BUG
Không hiển thị hình ảnh sản phẩm

2.5. Sub-task

Công việc nhỏ của một Work Item.

STORY
Xem danh sách nhạc cụ
│
├── Sub-task: Thiết kế UI
├── Sub-task: Xây dựng API
├── Sub-task: Kết nối Database
└── Sub-task: Testing

3. BACKLOG — Product Backlog

Đây là một chức năng rất quan trọng với SCRUM.

Backlog dùng để:

Tạo công việc.
Quản lý User Story.
Sắp xếp ưu tiên.
Chuẩn bị công việc cho Sprint.
Kéo-thả Work Item vào Sprint.

Ví dụ:

PRODUCT BACKLOG

1. MIS-01 Đăng ký
2. MIS-02 Đăng nhập
3. MIS-03 Xem sản phẩm
4. MIS-04 Tìm kiếm sản phẩm
5. MIS-05 Thêm giỏ hàng

Bạn có thể kéo-thả để thay đổi thứ tự ưu tiên. Trong Team-managed Software Space, Backlog có thể được bật/tắt trong navigation và dùng để lập kế hoạch công việc cho các Sprint tương lai.

Cách hiểu đơn giản

BACKLOG = DANH SÁCH MỌI VIỆC CẦN LÀM

4. BOARD — Bảng trực quan

Board là nơi theo dõi công việc đang được thực hiện.

Các Work Item được hiển thị dưới dạng Card:

TO DO
    │
    │  MIS-1
    │  Đăng ký tài khoản
    │
    ▼

IN PROGRESS
    │
    │  MIS-2
    │  Đăng nhập
    │
    ▼

TESTING
    │
    │  MIS-3
    │  Xem sản phẩm
    │
    ▼

DONE

Jira mặc định có các trạng thái:

To Do → In Progress → Done

Bạn có thể cấu hình thêm trạng thái như Testing. Board thể hiện công việc dưới dạng thẻ và các cột phản ánh trạng thái trong workflow.

Hai kiểu Board

Scrum Board

BACKLOG
   ↓
SPRINT
   ↓
ACTIVE SPRINT
   ↓
DONE

Kanban Board

TO DO → IN PROGRESS → DONE

không bắt buộc làm việc theo Sprint.

5. SPRINT — Trái tim của Scrum

Sprint là một chu kỳ làm việc có thời gian xác định.

Ví dụ:

SPRINT 1
Thời gian: 2 tuần

Sprint Goal:
Xây dựng chức năng cơ bản
cho phép khách hàng đăng ký,
đăng nhập và xem sản phẩm.

Quy trình

PRODUCT BACKLOG
        ↓
SPRINT PLANNING
        ↓
CHỌN USER STORIES
        ↓
SPRINT BACKLOG
        ↓
START SPRINT
        ↓
DEVELOPMENT
        ↓
SPRINT REVIEW
        ↓
SPRINT RETROSPECTIVE

Jira hỗ trợ tạo, lập kế hoạch và theo dõi Sprint trong các Scrum Space.

6. WORKFLOW — Quy trình xử lý công việc

Workflow định nghĩa:

Một công việc được di chuyển như thế nào?

Ví dụ:

TO DO
  │
  ▼
IN PROGRESS
  │
  ▼
TESTING
  │
  ▼
DONE

Mỗi giai đoạn gọi là:

Status

Việc chuyển giữa các Status gọi là:

Transition

Ví dụ:

To Do
  │
  └── Transition
          ↓
     In Progress

Bạn có thể xây dựng Workflow riêng cho nhóm. Team-managed Space hỗ trợ cấu hình workflow, trạng thái và cách ánh xạ chúng vào Board.

7. TIMELINE — Lập kế hoạch theo thời gian

Timeline giúp quan sát các Epic hoặc công việc trong nhiều tuần/tháng.

              THÁNG 9       THÁNG 10
EPIC 1       ████████
EPIC 2            █████████
EPIC 3                    ██████

Bạn có thể sử dụng Timeline để:

Theo dõi tiến độ.
Xem phụ thuộc.
Lập kế hoạch dài hạn.
Quan sát các Epic lớn.

Timeline phù hợp với kế hoạch cấp cao hơn Board; Board thường dùng để theo dõi công việc ngắn hạn.

8. EPIC PANEL — Quản lý chức năng lớn

Ví dụ:

EPIC
Quản lý sản phẩm
│
├── MIS-04 Xem sản phẩm
├── MIS-05 Xem chi tiết
├── MIS-06 Tìm kiếm
└── MIS-07 Lọc sản phẩm

Epic giúp bạn trả lời:

Các User Story này thuộc chức năng lớn nào?

Đây là cách tôi đề nghị tổ chức dự án Bán nhạc cụ Online.

9. STORY POINT

Story Point dùng để ước lượng tương đối độ phức tạp/công sức.

Ví dụ:

1  = rất nhỏ
2  = nhỏ
3  = trung bình
5  = tương đối phức tạp
8  = phức tạp
13 = rất phức tạp

Thường dùng dãy Fibonacci:

1 → 2 → 3 → 5 → 8 → 13

Ví dụ:

Story	Story Point
Đăng nhập	2
Đăng ký	3
Tìm kiếm	5
Thanh toán	8

10. PRIORITY — Mức độ ưu tiên

Bạn có thể gán:

Highest
High
Medium
Low
Lowest

Ví dụ:

Highest
Đăng nhập

High
Giỏ hàng

Medium
Danh sách yêu thích

Low
Đổi giao diện

Sau đó sắp xếp Backlog theo mức độ quan trọng.

11. ASSIGNEE — Phân công

Bạn có thể giao một Work Item cho thành viên:

MIS-10
Thêm vào giỏ hàng

Assignee:
Nguyễn Văn A

Khi làm việc, thành viên có thể xem:

My Work

để biết những gì được giao cho mình.

12. COMMENTS — Thảo luận

Mỗi Work Item có khu vực:

Comments

Ví dụ:

Developer:
API đã hoàn thành.

Tester:
Đã kiểm thử, phát hiện lỗi.

Developer:
Đã sửa lỗi.

Tất cả thảo luận được tập trung tại Work Item.

13. ATTACHMENTS — Đính kèm tài liệu

Bạn có thể đính kèm:

Ảnh giao diện.
File Word.
File Excel.
PDF.
Tài liệu yêu cầu.
Kết quả kiểm thử.

Ví dụ:

MIS-10
└── Attachments
    ├── UI.png
    ├── API.docx
    └── TestCase.xlsx

14. LABELS — Gắn nhãn

Bạn có thể tạo nhãn:

frontend
backend
database
urgent
payment
mobile

Ví dụ:

MIS-10

Labels:
frontend
shopping-cart

Sau đó tìm kiếm hoặc lọc theo Labels.

15. COMPONENTS

Component giúp chia hệ thống theo module kỹ thuật.

Ví dụ:

Online Musical Instrument Store

Components:

├── Frontend
├── Backend
├── Database
├── Payment
├── Authentication
└── Admin

Ví dụ:

MIS-15
Thanh toán

Component:
Payment

16. RELEASES / VERSIONS

Dùng để quản lý các phiên bản phát hành.

Ví dụ:

Version 1.0
│
├── Đăng ký
├── Đăng nhập
└── Xem sản phẩm

Version 2.0
│
├── Giỏ hàng
├── Đặt hàng
└── Thanh toán

Trong Team-managed Software Space, một số Agile feature như Releases/Versions có thể cần được bật trước.

17. REPORTS — Báo cáo

Đây là nhóm chức năng rất quan trọng trong SCRUM.

17.1. Burndown Chart

Theo dõi lượng công việc còn lại.

Công việc
   │\
   │ \
   │  \
   │   \
   │    \
   └────────── Thời gian

Giúp biết Sprint có nguy cơ không hoàn thành hay không.

17.2. Burnup Chart

Theo dõi:

Công việc đã hoàn thành.
Tổng phạm vi công việc.

Hữu ích để phát hiện việc scope thay đổi trong Sprint.

17.3. Velocity Chart

Theo dõi:

Sprint 1 → 18 SP
Sprint 2 → 21 SP
Sprint 3 → 20 SP

Giúp dự đoán nhóm có thể hoàn thành bao nhiêu Story Point trong Sprint tiếp theo.

17.4. Sprint Report

So sánh:

Đã hoàn thành
vs
Chưa hoàn thành

17.5. Cumulative Flow Diagram

Theo dõi số Work Item ở:

TO DO
IN PROGRESS
TESTING
DONE

Giúp phát hiện điểm nghẽn.

Jira cung cấp nhiều loại báo cáo; với Scrum nổi bật có Burndown, Burnup, Sprint Report và các biểu đồ phân tích tiến độ/quy trình.

18. DASHBOARD — Bảng điều khiển

Dashboard là màn hình tổng hợp.

Bạn có thể tạo:

MY SCRUM DASHBOARD

├── Assigned to me
├── Sprint Burndown
├── Recent Activity
├── Work Items by Priority
└── Pie Chart

Jira Dashboard có thể tùy chỉnh bố cục và thêm các gadgets để theo dõi công việc.

19. FILTERS — Bộ lọc

Ví dụ tìm:

Tất cả Bug

Hoặc:

Story
Status = In Progress
Assignee = Tôi

Sau đó lưu thành:

My Active Stories

Jira hỗ trợ tìm kiếm, lọc và lưu kết quả để tái sử dụng.

20. JQL — Jira Query Language

Đây là ngôn ngữ truy vấn của Jira.

Ví dụ:

project = MIS

Tìm toàn bộ công việc của dự án MIS.

project = MIS AND status = "In Progress"

Tìm toàn bộ công việc đang thực hiện.

assignee = currentUser()

Tìm công việc của chính bạn.

project = MIS AND issuetype = Story

Tìm tất cả User Story.

JQL rất quan trọng khi dự án có nhiều Work Item. Jira hỗ trợ tìm kiếm nâng cao bằng JQL và lưu truy vấn thành Filter.

21. AUTOMATION — Tự động hóa 🤖

Jira có chức năng tự động hóa theo mô hình:

WHEN
      ↓
IF
      ↓
THEN

Ví dụ:

WHEN:
Sub-task được hoàn thành

IF:
Tất cả Sub-task đều Done

THEN:
Chuyển User Story sang Testing

Hoặc:

WHEN:
Bug được tạo

THEN:
Gửi thông báo cho QA

Jira Automation hỗ trợ tạo các quy tắc no-code để tự động giao việc, thay đổi trạng thái và thực hiện các bước lặp lại.

22. NOTIFICATIONS — Thông báo

Bạn có thể nhận thông báo khi:

Được giao việc.
Có người bình luận.
Có người nhắc đến bạn.
Công việc thay đổi trạng thái.
Công việc được cập nhật.

23. INTEGRATIONS — Tích hợp

Jira có thể tích hợp với:

GitHub.
GitLab.
Bitbucket.
Confluence.
Các ứng dụng Marketplace.

Ví dụ:

USER STORY
     │
     ▼
JIRA
     │
     ├── Branch
     ├── Commit
     ├── Pull Request
     └── Deployment

Jira có thể kết nối với công cụ phát triển và ứng dụng Marketplace để liên kết thông tin công việc với hoạt động phát triển/phát hành.

24. QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

Bạn có thể quản lý:

PROJECT ADMIN
       │
       ├── Developer
       ├── Tester
       ├── Product Owner
       └── Scrum Master

Các nội dung quan trọng gồm:

Thêm thành viên.
Phân quyền.
Vai trò.
Quyền xem.
Quyền chỉnh sửa.
Quyền quản trị.

25. SETTINGS — Cấu hình dự án

Đây là nơi quản lý:

SETTINGS

├── Details
├── Access
├── People
├── Work types
├── Features
├── Workflows
├── Board
├── Notifications
├── Automation
└── Apps

Tùy Team-managed/Company-managed và gói Jira, menu có thể khác nhau.

Tin khác: