Bài viết sưu tầm

Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin, mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp. Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra quyết đinh quản lý.

Các nhu cầu thông tin khác nhau để ra quyết định khác nhau của các hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đòi hỏi phả có nhiều kiểu hệ thống thông tin khác nhau trong doanh nghiệp. Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, người ta chia hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thành các loại hệ thống: Hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin chỉ đạo, hệ thống chuyên gia.

1. Các hệ thống xử lý nghiệp vụ

Hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp. Đây là các hệ thống cơ bản trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Ví dụ hệ thống kế toán tài chính xử lý các nghiệp vụ ảnh hưởng tình hình tài chính, hệ thống xử lý đặt hàng xử lý các hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng để ra quyết định bán hàng cụ thể…Các hệ thống xử lý nghiệp vụ bao gồm hệ thống kế toán tài chính xử lý hoạt động hàng ngày ảnh hưởng tình hình tài chính của doanh nghiệp; Hệ thống xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất như nhập xuất kho vật tư, hoạt động sản xuất cụ thể… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động.

2. Hệ thống thông tin  quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn va phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống thông tin quản lý  thường bao gồm:

• Hệ thống thông tin thị trường. Nhằm cung cấp thông tin liên quan về thị trường tiêu thụ. Ví dụ như thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, khách hàng, sản phẩm cạnh tranh…Hệ thống thông tin này lấy thông tin từ hệ thống kế toán và thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp.
• Hệ thống thông tin sản xuất. Cung cấp thông tin liên quan tới sản xuất như hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế…
• Hệ thống thông tin tài  chính. Cung cấp thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính như tình hình thanh  toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay, về thị trường chứng khoán(lấy thông tin từ hệ thống bên ngoài).
• Hệ thống thông tin nhân lực. cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nhân lực như thông tin về lương, thanh toán lương, về thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nhân  lực….
• Hệ thống thông tin kế toán. Là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.

Tất cả các hệ thống trình bày trên đều lấy thông tin từ hai nguồn : hệ thống thông tin kế toán tài chính và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho cả ba cấp quản lý ra quyết định.

3. Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định

Hệ thống hỗ trợ quyết định là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lý một c ái nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp bao gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, thông tin thuộc lĩnh vực xã hội, văn hóa liên quan…nên nó phục vụ cho  việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, hoặc các thông tin giải quyết các vấn đề có tính chất tổng hợp. hệ thống này thường hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp kế hoạch chiến lược và cấp  quản trị trung gian.