Để có thể trở thành phân tích viên chuyên nghiệp, đòi hỏi người phân tích phải được trang bị những tri thức và kỹ năng nghề nghiệp nhất định.

 

Bốn loại kỹ năng quan trọng đối với một phân tích viên chuyên nghiệp là:

• Kỹ năng phân tích.
• Kỹ năng kỹ thuật.
• Kỹ năng quản lý.
• Kỹ năng cá nhân.

 

Trong đó, kỹ năng phân tích chủ yếu đối với một phân tích viên hệ thống bao gồm:

• Tư duy hệ thống.
• Kiến thức về tổ chức.
• Xác định, nhận diện vấn đề.
• Phân tích và giải quyết vấn đề.

1. Tư duy hệ thống

 

Để tìm hiểu tư duy hệ thống là gì, trước tiên cần hiểu khái niệm hệ thống (trong ngữ cảnh phân tích và thiết kế hệ thống).

 

Chín đặc trưng của một hệ thống:

• Các thành phần.
• Sự quan hệ bên trong giữa các thành phần.
• Biên.
• Mục đích của hệ thống.
• Môi trường.
• Giao diện.
• Dữ liệu vào.
• Dữ liệu ra.
• Các ràng buộc.

 

Định nghĩa hệ thống và các phần của nó.

• Một hệ thống được tạo bởi các thành phần. Một thành phần có thể là phần không phân chia được nữa, và cũng có thể là gộp các phần (khi đó được gọi là hệ thống con).
• Các thành phần trong một hệ thống có quan hệ bên trong với nhau. Tức là chức năng của một thành phần nào đó ít nhiều có liên quan đến các chức năng của những thành phần khác trong hệ thống.
• Một hệ thống có một biên. Các thành phần của hệ thống được chứa trong biên này. Biên xác định phạm vi của hệ thống, tách hệ thống với các hệ thống khác.
• Tất cả các thành phần trong hệ thống làm việc với nhau nhằm đạt được mục đích tổng quát nào đó của hệ thống. Mục đích này là lý do tồn tại hệ thống.
• Hệ thống tồn tại trong một môi trường, và biên phân chia giữa hệ thống và môi trường (phân chia ở đây có nghĩa là nhằm phân biệt giữa hệ thống với môi trường chứ không có nghĩa là tách rời làm cho hệ thống và môi trường không tương tác với nhau). Môi trường có thể hiểu là tất cả những gì nằm bên ngoài biên của hệ thống.
• Hệ thống tương tác với môi trường. Những điểm tại đó hệ thống bắt gặp môi trường được gọi là giao diện. Đồng thời giữa các hệ thống con trong một hệ thống cũng có giao diện.
• Hệ thống phải đối mặt với những ràng buộc. Trong những ràng buộc này hệ thống có thể làm gì, và làm như thế nào để đạt được mục đích đặt ra cho hệ thống trong môi trường của hệ thống. Có những ràng buộc được đưa ra từ bên trong hệ thống, nhưng cũng có những ràng buộc được đưa ra bởi môi trường.
• Hệ thống nhận các dữ liệu vào (input) từ môi trường và thực hiện các chức năng của nó trên những dữ liệu này. Cuối cùng hệ thống trả về các dữ liệu ra (output) cho môi trường của nó, xem như là kết quả thi hành chức năng của hệ thống và như vậy đạt được mục đích của hệ thống.

 

Lợi ích của tư duy hệ thống.

• Nhận diện, xác định hệ thống dẫn đến sự trừu tượng hóa hệ thống.
• Từ sự trừu tượng hóa, có thể nghĩ đến các đặc trưng chủ yếu của hệ thống.
• Sự trừu tượng hóa cho thấy phân tích viên đạt được hiểu biết sâu sắc về hệ thống, điều tra nghiên cứu các giả định về hệ thống, cung cấp các sưu liệu và thao tác hệ thống mà không làm rối loạn thực tế hệ thống.

 

2. Kiến thức về tổ chức

 

Phân tích viên phân tích và thiết kế hệ thống cho một tổ chức nhằm phục vụ lợi ích cho tổ chức, do vậy phân tích viên cần phải có những hiểu biết nhất định về tổ chức. Các hiểu biết quan trọng về tổ chức bao gồm:

• Cách thức tổ chức làm việc.
• Các chức năng và thủ tục làm việc của các bộ phận trong tổ chức.
• Cách thức công việc giấy tờ được thực hiện.
• Các chính sách nội bộ tổ chức.
• Môi trường cạnh tranh và luật lệ.
• Các chiến lược và chiến thuật của tổ chức.

 

3. Xác định vấn đề

Vấn đề?

• Sự khác biệt giữa tình trạng hiện thời đang tồn tại và tình trạng ước muốn.
• Xác định vấn đề, hay nhận diện vấn đề chính là quá trình xác định sự khác biệt này.
• Sự khác biệt được xác định bằng cách so sánh tình trạng hiện thời với những kết quả nên có được của mô hình mong muốn.

 

Chú ý rằng các vấn đề không phải luôn luôn được xác định bằng cùng một phương pháp hay cùng một cách tiếp cận. Mỗi khu vực trong tổ chức có thể cần những cách tiếp cận hoặc phương pháp hoặc mô hình thích hợp để xác định vấn đề.

 

4. Phân tích và giải quyết vấn đề

 

Mỗi khi vấn đề đã được xác định, vấn đề cần phải được phân tích và tìm cách giải quyết.

 

Một cách tiếp cận phân tích và giải quyết vấn đề, có bốn giai đoạn:

• Thu thập thông tin: Tất cả những thông tin cần thiết được thu thập và xem xét.
• Thiết kế: Các giải pháp khác nhau được hình thành.
• Chọn lựa: Giải pháp tốt nhất được chọn lựa.
• Thực hiện: Giải pháp được chọn lựa đưa vào thực hiện trong thực tế.