Bài viết sưu tầm

Quy trình điều tra thông tin của hệ thống

              Một quy trình điều tra là một kế hoạch xác định việc khai thác các nguồn điều tra cần được tiến hành theo một trật tự nào, với các phương pháp nào và nhằm thu thập những thông tin nào.

              Mục đích của điều tra là để đi tới hiểu rõ hệ thống hiện tại. Khi tiến hành điều tra để thu gom các thông tin về hệ thống, thì dần dần từng bước người điều tra sẽ hình dung ra được hệ thống ngày một rõ rệt hơn. Nói cách khác, dần dần hình thành một mô hình của hệ thống. Mô hình này chỉ có thể hình thành một cách dần dần: ban đầu là đại lược, về sau sẽ tăng thêm chi tiết; ban đầu kà chưa chính xác, về sau sẽ được chỉnh sửa lại cho chính xác hơn; ban đầu là chưa đây đủ, về sau sẽ được bổ sung cho đầy đủ hơn.

              Chính vì các lẽ đó mà khi vạch ra một quy trình điều tra, ta phải tuân thủ ba nguyên tắc sau:

·Quy trình điều tra phải hỗ trợ đắc lực cho phương pháp mô hình hoá

              Trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ, thì mô hình  được dùng thường là mô hình diễn tả bằng ngôn ngữ tự nhiên, kết hợp với một số sơ đồ, biểu đồ dễ hiểu, để dể dàng trao đổi, thảo luận với người dùng. Sau này, ở giai đoạn phân tích hệ thống, mô hình sử dụng có thể là biểu đồ luồng dữ liệu, là mô hình thực thể liên kết, thì bấy giờ sự điều tra phải nhằm vào các thông tin ở mức logic, mà bỏ qua các thông tin ở mức vật lý.

·Quy trình điều tra phải tiến hành từ trên xuống

              Bởi lẽ mô hình phải luôn luôn hình thành từ đại thể đến chi tiết cho nên điều tra cũng nên tiến hành từ trên xuống.Ta thường phân biệt ba mức điều tra kể từ trên xuống:

• Mức quyết định lãnh đạo (ban giám đốc, hội đồng quản trị, các chuyên gia, cố vấn).
• Mức điều phối, quản lý (các trưởng phòng, ban, cửa hàng, phân xưởng…)
• Mức thao tác, thừa hành ( thủ kho, thủ quỹ, kế toán viên, thư ký…)

              Việc điều tra thường bắt đầu bằng vài cuộc toạ đàm với các vị lãnh đạo, qua đó ta hình dung một cách bao quát sự hoạt động của cơ quan, trong một thời gian lâu dài. Chính vì các vị lãnh đạo sẽ giúp ta biết nên tìm hiểu kỹ thêm ở các bộ phận cấp dưới nào. Việc trao đổi với các cán bộ cấp dưới này, đặc biệt là quan sát, phỏng vấn các cán bộ thừa hành sẽ giúp ta bổ sung thêm nhiều chi tiết cụ thể làm cho mô hình hệ thống trở nên rõ nét hơn.

·Quá trình điều tra phải được tiến hành lặp đi lặp lại

              Một lần đi từ trên xuống dưới chưa đủ. Thường khi đi vào chi tiết và  cụ thể, ta lại phát hiện ra cái gì đó còn thiếu sót hay chứa đựng mâu thuẫn trong bức tranh đại thể của cơ quan. Điều đó đòi hỏi ta phải trở lại làm việc với cấp trên để được giải thích rõ hơn, để rồi lại đi xuống dưới đào sâu hơn những điều mới lĩnh hội. Cứ thế, phải lặp đi lặp lại nhiều lần, qua đó chỉnh sửa lại mô hình cho hoàn thiện hơn, đầy đủ hơn.