Ứng dụng

Các đặc tính của thông tin và ứng dụng trong thực tiễn

Các đặc tính của thông tin không phải là điều mới mẻ, nhiều người có thể nói “đã biết rồi”, tuy nhiên để vận dụng chúng vào thực tế không phải mọi người, mọi nơi đều làm tốt được việc này. Bài viết này đưa ra những vấn đề cơ bản và ngắn gọn có liên quan, nhất là phần vận dụng trong thực tiễn.

1) Độ tin cậy: thể hiện độ chính xác. Thông tin có độ tin cậy thấp sẽ gây nên hậu quả xấu cho doanh nghiệp. Ví dụ, thống kê số ngày nghỉ không phép của nhân viên sai, làm cho sự đánh giá của cấp quản lí không đúng đối với nhân viên, gây tác đông tiêu cực đến nhân viên, doanh nghiệp.

2) Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lí. Nếu sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến nhận định hoặc ra quyết định sai. Ví dụ: Trong tháng, nhà quản lí chỉ có danh sách nhân viên vắng không lí do  trong một ngày cụ thể, thì chưa có thông tin đầy đủ để đánh giá về chuyên cần và thái độ làm việc của nhân viên.

3) Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần truyền đạt đến người cần nhận tin phù hợp với khả năng tiếp thu và dễ hiểu đối với họ. Ví dụ: sử dụng văn bản bằng tiếng Anh, mặc dầu rất chính xác, để gởi đến người dân Việt Nam trong thời điểm hiện tại là không phù hợp.

4) Tính an toàn: thông tin cần được bảo vệ tốt và chỉ những người được phép mới được tiếp cận với thông tin. Ví dụ: thông tin kế toán, tài chính của doanh nghiệp không phải mọi người trong doanh nghiệp ai cũng có quyền được quyền biết.

5) Tính kịp thời: thông tin cần truyền đạt đến người nhận tin đúng lúc họ cần, ngược lại, thông tin đó có thể trở thành lạc hậu và không còn nguyên giá trị. Ví dụ: khách hàng sau khi trả nợ xong mới nhận được giấy báo đòi nợ.