Tin tức công nghệ

Chúng ta đã quá quen thuộc với Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word. Tuy nhiên, có 1 số thủ thuật sau đây không phải người dùng nào cũng biết.

Hiện tượng “lăng quăng” như con giun có màu đỏ chạy dưới chữ trong văn bản Word không xa lạ gì với người dùng máy tính. Mặc dù khi in ấn thì những “con giun” này không xuất hiện nhưng trong quá trình soạn thảo và đọc nó sẽ làm bạn thấy nhức mắt.

Để khắc phục, trong Word 2010, bạn vào File > Options để mở Word Options lên. Tại đây, bạn chọn Proofing rồi tại phần When correcting spelling and grammar in Word bạn bỏ dấu chọn tại 3 mục Check spelling as you type, Mark grammar erros as you type và Check grammar with spelling đi rồi bấm OK là xong.

2.  Lưu tập tin để tránh lỗi định dạng

Để tránh một số rắc rối về định dạng, lỗi font chữ khi copy sang máy khác bạn có thể thiết lập định dạng lưu mặc định cho Word 2010 là .doc thay vì .docx bằng cách vào Save rồi ở Save files in this format bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc).

Bạn cũng nên lưu ý không lưu file trên ổ C hoặc màn hình vì có thể bị mất khi cài đặt lại Windows. Để  tiết kiệm thời gian chọn đường dẫn link lưu mỗi file, bạn có thể thiết lập mặc định nơi lưu tập tin trên Word 2010 bằng cách: Tại Default file location bạn bấm Browse để ấn định nơi lưu file mặc định cho Word 2010.

3.  Giữ nguyên kiểu font khi chia sẻ file Word của bạn

Để giữ nguyên kiểu font khi xem tài liệu ở bất cứ máy tính nào (cho dù máy tính đó chưa cài đặt font mà bạn đã định dạng) hãy thiết lập như sau: Cũng từ menu File bạn bấm chọn Options, duyệt tới mục Save. Tại phân mục Preserve fidelity when sharing this document, đánh dấu kiểm trước dòng chữ Embed fonts in the file và bấm OK.

4.  Bật chế độ thông báo những sửa đổi trước khi lưu và in văn bản

Kiểm tra lại tài liệu trước khi in ra hoặc gửi đi sẽ giúp bạn tránh được phát hành những văn bản bị lỗi. Để thực hiện các bước này được dễ dàng hơn, Word 2010 đã bổ sung lựa chọn để hiển thị các sửa đổi và thay đổi. Word 2010 cảnh báo bất cứ khi nào bạn ghi lại hoặc in một tài liệu có thông tin đã sửa đổi, hoặc khi bạn gửi e-mail từ menu của Word.

Muốn bật cảnh báo này, bạn vào menu File, sau đó chọn Options, chọn tiếp Trust Center. Click vào Trust Center Settings..., sau đó vào Privacy Settings, và đánh dấu chọn bên cạnh "Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments".

5.  Tạo nhiều Header hoặc Footer khác nhau trong một văn bản

Section Break, tạm dịch là sự chuyển phân đoạn, rất quen thuộc với các bạn chuyên công tác văn bản trong việc tạo nhiều Header hoặc Footer khác nhau cho một tài liệu Word. Nghĩa là bạn sẽ chia văn bản của mình ra làm nhiều phân đoạn, trong đó mỗi một phân đoạn có thể gồm một hoặc nhiều trang tương ứng với một Header hoặc Footer cố định. Trong Office 2010, bạn thực hiện như sau:

- Trước hết, hãy chèn các Header hoặc Footer chung cho văn bản một cách bình thường (thao tác này nằm trong thẻ Insert), sau đó tạo thêm một phân đoạn (Section 2) bằng cách đặt con trỏ cuối trang của phân đoạn đầu tiên (Section 1), chuyển qua thẻ Page Layout, bấm lên biểu tượng Break. Từ danh sách xổ xuống bạn chọn Next Page nếu muốn chuyển con trỏ sang trang tiếp theo hoặc chọn Continuous nếu muốn giữ nguyên con trỏ ở trang hiện tại.

- Ở đầu trang của Section 2, bấm đôi lên Header đã tạo, hoặc chọn Edit Header từ biểu tượng Header. Trong khung Navigation, bấm lên biểu tượng Link to Previous để bỏ thuộc tính này. Và như vậy bạn đã có thể tạo một Header khác tùy ý. Đối với các Section tiếp theo, cũng làm tương tự.