Bài viết sưu tầm

CÁC PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

 

Các phương pháp truyền thống mà PTV có thể dùng để xác định yêu cầu hệ thống bao gồm:

• Phỏng vấn và lắng nghe.
• Dùng bảng hỏi.
• Phỏng vấn nhóm.
• Quan sát trực tiếp người sử dụng.
• Tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu kinh doanh của tổ chức.

 

Phỏng vấn và lắng nghe

 

Phỏng vấn và lắng nghe giúp PTV thu thập các sự kiện, quan điểm, cũng như các suy đoán từ các người sử dụng và các thành phần khác nhau trong tổ chức. Ngoài ra việc phỏng vấn và lắng nghe còn giúp cho việc quan sát các ngôn ngữ cử chỉ và cảm xúc.

 

Chú ý rằng khi nói tới phỏng vấn nhiều người cho rằng hỏi là công việc quan trọng, nhưng thật ra kỹ năng lắng nghe cũng quan trọng không kém và đôi khi góp phần quyết định cuộc phỏng vấn có thành công hay không.

 

Hướng dẫn phỏng vấn hiệu quả.

§  Lập kế hoạch phỏng vấn (checklist, lịch trình gặp mặt, những câu hỏi chính).

§  Cần có thái độ khách quan, không thành kiến.

§  Lắng nghe tốt, cẩn thận. Ghi chép đầy đủ, trung thực.

§  Tìm kiếm nhiều cái nhìn, quan điểm khác nhau.

§  Không đưa ra câu hỏi theo những cách có thể suy ra câu trả lời đúng hoặc sai.

§  Ghi lại các ghi chú về phỏng vấn trong vòng 48 tiếng đồng hồ.

§  Không tạo ra những kỳ vọng, mong muốn về hệ thống mới.

 

 

Các loại câu hỏi phỏng vấn.

§  Câu hỏi mở: Phân tích viên không đoán trước được câu trả lời từ phía người được phỏng vấn. Câu hỏi mở rất tốt khi dùng để thu thập thông tin. Ví dụ: Làm thế nào để tính được giá thành sản phẩm? Trong tương lai việc tính toán giá trị hàng tồn kho sẽ được giải quyết như thế nào?

§  Câu hỏi đóng: Người trả lời được yêu cầu chọn từ tập các câu trả lời có sẳn (được chuẩn bị bởi người phỏng vấn). Các câu hỏi yes/no cũng thuộc loại câu hỏi đóng. Câu hỏi đóng mang tính xác nhận lại nhiều hơn là cung cấp thông tin. PTV chỉ nên sử dụng khi cần thiết.

 

Dùng bảng hỏi

 

Dùng bảng hỏi so với phỏng vấn thì chi phí thấp hơn và hiệu quả cao hơn (theo nghĩa có thể thu thập được thông tin từ nhiều người trong cùng một thời gian). Thông tin thu được từ bảng hỏi có thể không sâu bằng thu được từ phỏng vấn. Ngoài ra, phỏng vấn cho phép PTV quan sát thái độ người sử dụng hướng về hệ thống mới như thế nào.

 

Trong việc dùng bảng hỏi, cần suy nghĩ chọn người trả lời. Có nhiều cách chọn người trả lời các bảng hỏi đã được PTV thiết kế.

§  Người trả lời nên mang tính đại diện tất cả người sử dụng.

§  Các loại mẫu chọn người trả lời.

o   Mẫu do thuận tiện (tự nguyện trả lời, gần ngay nơi thu thập, …).

o   Mẫu ngẫu nhiên.

o   Mẫu có mục đích, chủ ý khi chọn.

o   Mẫu phân tầng hay phân nhóm (nhóm người sử dụng, nhóm người quản lý, …).

 

Thiết kế bảng hỏi.

§  Phần lớn các mục hỏi là câu hỏi đóng.

§  Có thể thực hiện qua điện thoại, hoặc phát đến những người trong mẫu.

 

 

Phỏng vấn nhóm

 

Ưu điểm và nhược điểm.

§  Dùng thời gian hiệu quả hơn.

§  Cho phép người này nghe ý kiến của người kia, và đồng ý hay không đồng ý.

§  Khó lập lịch trình phỏng vấn.

 

Quan sát trực tiếp người sử dụng

 

Quan sát người sử dụng một cách trực tiếp để tìm hiểu quá trình xử lý dữ liệu chẳng hạn cũng được xem là một phương pháp tốt, và đặc biệt hỗ trợ rất nhiều cho việc phỏng vấn.

 

Một lưu ý khi sử dụng phương pháp quan sát là dữ liệu hoặc hiểu biết thu được về yêu cầu hệ thống có thể không được khách quan do ảnh hưởng tâm lý của người bị quan sát. Về mặt tâm lý, người bị quan sát có thể sẽ hành động khác đi so với khi không bị quan sát.

 

Phân tích các thủ tục xử lý và các tài liệu

 

Một phương pháp cũng khá hiệu quả trong quá trình xác định yêu cầu hệ thống là tìm đọc và nghiên cứu các tài liệu kinh doanh của tổ chức liên quan đến hệ thống, đặc biệt là những tài liệu mô tả chi tiết các thủ tục xử lý dữ liệu của hệ thống, tài liệu mô tả các chức năng của hệ thống và sự liên quan giữa các chức năng. Còn trong trường hợp hệ thống hiện thời là hệ thống dựa trên máy tính thì việc tìm hiểu nghiên cứu các tập tin và hồ sơ hệ thống sẽ đặc biệt có ích giúp tìm hiểu yêu cầu hệ thống.

 

Các loại thông tin được khám phá trong quá trình tìm hiểu yêu cầu hệ thống:

§  Các vấn đề đang tồn tại trong hệ thống.

§  Cơ hội đáp ứng các nhu cầu mới.

§  Phương hướng tổ chức ảnh hưởng đến yêu cầu hệ thống.

§  Tên của những nhân vật chủ chốt liên quan đến hệ thống.

§  Các giá trị của tổ chức hoặc cá nhân giúp xác định các ưu tiên trong hệ thống.

§  Các trường hợp xử lý thông tin đặc biệt, bất thường.

§  Những lý do tại sao hệ thống hiện thời được thiết kế như vậy.

§  Dữ liệu, các quy tắc xử lý dữ liệu, nguyên tắc tổ chức xử lý dữ liệu.

 

 

Bốn loại tài liệu có ích cho việc tìm hiểu yêu cầu hệ thống:

§  Các thủ tục công việc đã được tài liệu hóa.

o   Mô tả cách thức một công việc cụ thể được thực hiện.

o   Bao gồm dữ liệu và thông tin được dùng và được tạo ra trong quá trình thực hiện công việc hoặc các tác vụ trong công việc.

§  Các biểu mẫu kinh doanh, công việc.

o   Chỉ rõ dòng dữ liệu ra và vào của hệ thống.

o   Sự liên hệ giữa các biểu mẫu.

§  Các báo biểu, báo cáo kinh doanh, công việc.

o   Cho phép PTV từ các báo biểu, báo cáo lần ngược trở lại để suy ra các nhập liệu cần thiết tạo ra chúng.

o   Logic xử lý dữ liệu để tạo ra các báo biểu, báo cáo.

§  Tài liệu mô tả tổ chức và hệ thống thông tin hiện thời.

o   Mục tiêu kinh doanh.

o   Cấu trúc của tổ chức (sơ đồ tổ chức).

o   Các vị trí quan trọng trong tổ chức.

o   Những yêu cầu của hệ thống thông tin hiện thời.

o   Mô hình dữ liệu, dòng dữ liệu trong hệ thống hiện thời.

o   Các quá trình xử lý dữ liệu và logic xử lý dữ liệu trong hệ thống hiện thời.

 

Tóm lại

 

Nhìn chung, mỗi phương pháp (phỏng vấn và lắng nghe, dùng bảng hỏi, phỏng vấn nhóm, quan sát trực tiếp người sử dụng, phân tích các thủ tục xử lý và các tài liệu) đều có những ưu điểm và nhược điểm. Phân tích viên cần phải hiểu rõ đặc điểm của mỗi phương pháp để có thể sử dụng hiệu quả và đúng hoàn cảnh trong quá trình xác định yêu cầu hệ thống.

 

Trong thực tế, phân tích viên cần phải phối hợp tất cả các phương pháp trên khi tìm hiểu các yêu cầu về hệ thống mới. Do vậy việc thực hành các phương pháp trên là cần thiết để giúp phân tích viên thực hiện thông thạo và hiệu quả việc xác định yêu cầu hệ thống.