Bài viết sưu tầm

QUY TRÌNH XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

Một khi dự án xây dựng phát triển hệ thống được tổ chức thông qua và bắt đầu tiến hành, việc đầu tiên cần làm là PTV cần xác định làm rõ và cụ thể những yêu cầu nào hệ thống mới cần phải đáp ứng.

Chú ý rằng những yêu cầu trong hệ thống mới thường bao gồm những yêu cầu mới mà hệ thống hiện thời không đáp ứng được, nhưng đồng thời cũng bao gồm phần lớn các yêu cầu của hệ thống hiện thời đang làm việc. Vì thế việc tìm hiểu hệ thống hiện thời là cần thiết.

Trong khi xác định yêu cầu PTV cần thu thập thông tin về những gì hệ thống nên được thực hiện từ càng nhiều nguồn khác nhau càng tốt:

• Từ người sử dụng của hệ thống hiện thời.
• Từ những quan sát người sử dụng.
• Từ các báo cáo, biểu mẫu và thủ tục xử lý.
• Từ hệ thống thông tin tin học hóa hiện thời (nếu có).

Tất cả những yêu cầu hệ thống phải được lập tài liệu một cách cẩn thận để chuẩn bị sẳn sàng cho giai đoạn cấu trúc các yêu cầu.

Các đặc trưng của việc thu thập yêu cầu hệ thống:

• Mạnh dạn hỏi. PTV nên mạnh dạn đặt câu hỏi về mọi thứ. Chẳng hạn PTVcó thể hỏi: Có phải tất cả các giao dịch đều được xử lý như nhau? Có thể có những khách hàng nào được tính giá đặc biệt khác hơn giá qui định không? Có thể có ngày nào đó tổ chức cho phép và khuyến khích nhân viên làm việc cho nhiều hơn một đơn vị không?
• Công bằng và khách quan. Vai trò của PTV là tìm câu trả lời tốt nhất cho vấn đề của tổ chức. Vai trò của PTV không phải là tìm cách biện hộ cho việc mua các thiết bị mới hoặc tìm cách kết hợp những gì người sử dụng nghĩ họ muốn đem vào hệ thống mới. PTV phải xem xét một cách không thành kiến tất cả những vấn đề được đưa ra từ những thành phần khác nhau trong tổ chức và cố gắng tìm kiếm giải pháp hoặc câu trả lời tốt nhất cho tổ chức.
• Nới lỏng các ràng buộc. Cố gắng giả định tất cả những gì cũng đều có thể làm được và loại trừ sự không khả thi. PTV cần nhận thức rằng cách làm truyền thống khác với quy tắc và chính sách. Có thể cách làm truyền thống đã được bắt đầu bởi một lý do hợp lý nào đó nhưng khi tổ chức và môi trường của nó thay đổi thì cách làm truyền thống có thể trở thành mang tính thói quen hơn là hợp lý.
• Quan tâm đến chi tiết. Mọi sự kiện phải khớp với các sự kiện khác. Nếu như có một thành phần vắng mặt điều đó có nghĩa là hệ thống cuối cùng có thể bị hỏng vào lúc nào đó.
• Cấu trúc lại. Việc phân tích phần nào là một quá trình sáng tạo. PTV phải tự thách thức mình nhìn tổ chức theo những cách thức mới. PTV phải xem xét mỗi người sử dụng nhìn các yêu cầu của họ như thế nào. PTV phải cẩn thận để không nhảy đến những kết luận kiểu như “tôi đã làm hệ thống loại này vài lần trước đây, do vậy hệ thống mới cũng phải làm việc giống theo cách tôi đã xây dựng trước đây”.

Kết quả và những thứ có thể giao được

Những cái chính có thể giao được từ sự xác định các yêu cầu là những dạng khác nhau của thông tin thu thập được trong qúa trình xác định yêu cầu. Chúng có thể là:

• Các bảng tường thuật phỏng vấn.
• Những ghi chú từ sự quan sát và phân tích các tài liệu.
• Các câu trả lời được phân tích từ các bảng hỏi.
• Tập hợp các biểu mẫu, báo cáo, mô tả công việc và các tài liệu khác.
• Các dữ liệu ra từ máy tính, chẳng hạn như các mẫu hệ thống (system prototypes).

Nói ngắn gọn là bất kỳ thứ gì mà PTV thu thập được như là một phần của việc xác định yêu cầu hệ thống đều được kể là những kết quả có thể giao được.

Liệt kê một số thông tin đặc thù có thể thu thập được trong khi các định yêu cầu:

• Thông tin thu thập được từ đối thoại với người sử dụng, hoặc quan sát người sử dụng:
  • Các tường thuật phỏng vấn.
  • Các trả lời bảng hỏi.
  • Các chú thích từ việc quan sát.
  • Các chú thích từ những buổi họp ngắn.
• Các thông tin dạng viết đang tồn tại trong hệ thống:
  • Tài liệu nói về nhiệm vụ và chiến lược kinh doanh của tổ chức.
  • Các biểu mẫu, báo cáo và màn hình mẫu.
  • Các tài liệu mô tả thủ tục xử lý.
  • Các tài liệu mô tả công việc.
  • Các tài liệu huấn luyện.
  • Các sơ đồ và tài liệu của hệ thống đang tồn tại.
  • Các báo cáo tư vấn.
• Các thông tin dựa trên máy tính:
  • Các kết quả từ các phiên làm việc Thiết kế ứng dụng chung (JAD).
  • Các tường thuật hoặc hồ sơ từ các phiên làm việc hệ thống hỗ trợ nhóm.
  • Các báo cáo và nội dung kho dữ liệu CASE của hệ thống đang tồn tại.
  • Các báo cáo và hiển thị từ các mẫu hệ thống.

Ngoài ra, PTV cũng cần tìm hiểu những thành phần sau của tổ chức:

• Mục tiêu kinh doanh của tổ chức chi phối kết quả và cách thức công việc thực hiện.
• Thông tin con người cần để làm công việc của họ.
• Dữ liệu (định nghĩa, khối lượng, kích thước, …) được giải quyết trong tổ chức.
• Dữ liệu được di chuyển, biến đổi và lưu trữ – khi nào, như thế nào, bởi ai?
• Thứ tự và những phụ thuộc khác trong số các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau.
• Các quy tắc khống chế cách thức dữ liệu được giải quyết và xử lý.
• Các chính sách và hướng dẫn mô tả bản chất kinh doanh, thị trường, môi trường.
• Các biến cố quan trọng ảnh hưởng đến giá trị dữ liệu, và khi nào chúng xảy ra.

Ta thấy rằng sau giai đoạn này PTV có được một khối lượng lớn các thông tin. Lượng thông tin này cần phải được tổ chức để chúng trở nên có ích hơn. Đó là mục đích của giai đoạn tiếp theo – giai đoạn cấu trúc các yêu cầu.

Từ giai đoạn này PTV có thể nhận thức rằng lượng thông tin được thu thập có thể rất lớn, đặc biệt nếu như phạm vi hệ thống đang phát triển là rộng. Thời gian cần để thu thập và cấu trúc các thông tin có thể sẽ tăng lên nhiều vì chúng liên quan đến nhiều người trong tổ chức.

Tùy theo kinh nghiệm làm việc và bản chất của hệ thống đang phát triển, PTV có thể chọn cách tiếp cận:

• Đi thẳng vào việc xác định yêu cầu hệ thống mới mà không quan tâm nhiều đến việc tìm hiểu chi tiết hệ thống hiện thời.
• Cần tìm hiểu rõ hệ thống hệ thời sau đó mới đưa các yêu cầu mới vào để hình thành các yêu cầu của hệ thống mới.