Kinh nghiệm - Thủ thuật

Quy trình xử lý nói chung để xử lý thông tin của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các bước sau:

1. Lập chứng từ ghi nhận hoạt động: đây là bước thu thập ban đầu về hoạt động kinh tế xảy ra trong doanh nghiệp.

2. Ghi nhật kí: từ các chứng từ gốc đã kiểm tra xong, kế toán tiến hành phân tích sự kiện để xác định các đối tượng kế toán bị ảnh hưởng (hay nói cách khác là xác định các tài khoản bị ảnh hưởng, định khoản kế toán). Kế toán sử dụng các sổ nhật ký để thực hiện công việc này như nhật ký chung (dùng cho các nghiệp vụ ít khi xảy ra), nhật ký đặc biệt (dùng cho các nghiệp vụ thường xuyên xảy ra). Trường hợp Việt Nam chúng ta cho phép sử dụng quá nhiều hình thức sổ khác nhau để ghi chép và xử lý kế toán thì giai đoạn lập chứng từ ghi sổ (hình thức chứng từ ghi sổ) hay giai đoạn lập bảng kê, ghi nhật ký chứng từ cũng đều là các giai đoạn phân tích nghiệp vụ để định khoản nên đều được coi là giai đoạn ghi nhật ký.

3. Ghi sổ tài khoản: các nghiệp vụ kinh tế sau khi được phân tích ở giai đoạn ghi nhật ký, kế toán tiến hành chuyển số liệu này vào các tài khoản kế toán tổng hợp tích hợp trong hệ thống tài khoản của doanh nghiệp. Bước này người ta còn gọi là ghi sổ cái. Trường hợp đối tượng kế toán phản ánh trên tài khoản tổng hợp cần được theo dõi chi tiết hơn theo nhiều thông tin bổ sung khác (ví dụ như hiện vật là bao nhiêu. Thời hạn thanh toán như thế nào...) thì kế toán sẽ sử dụng hệ thống các sổ chi tiết để theo dõi.

4. Thực hiện các bút toán điều chỉnh: cuối tháng kế toán cần tiến hành thực hiện các bút toán điều chỉnh như khấu hao tài sản cố định, phân bổ, trích cước, kết chuyển tính toán kết quả kinh doanh…công việc này cũng được thực hiện theo qui trình ghi nhật ký rồi chuyển ghi tài khoản kế toán.

5. Kiểm tra số liệu kế toán: so quá trình phân tích, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế của kế toán có thể bị sai nên kế toán cần kiểm tra lại số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Thông thường, kế toán cần lập các bảng cân đối tài khoản, bảng kê chi tiết để kiểm tra số liệu kế toán. Ngoài ra các kế toán còn cần tiến hành các thủ tục đối chiếu sổ sách với thực tế hoặc với các nguồn ghi chép độc lập khác có liên quan như ngân hàng, khách hàng...

6. Lập báo cáo kế toán: đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lý số liệu của kế toán. Ngoài các báo cáo tài chính theo quy định bắt buộc, các báo cáo quản trị có thể được lập tùy theo nhu cầu của người quản lý trong doanh nghiệp. Báo cáo sau khi được thiết lập cần được chuyển giao cho người sử dụng theo phương thức, kênh thông tin phù hợp với quy định của nhà nước và chính sách của doanh nghiệp.