Kinh nghiệm - Thủ thuật

Chọn vùng dữ liệu cần lọc thông tin.

Kích chọn Menu Data ® Filter ® AutoFilter, bảng dữ liệu xuất hiện như sau:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Trong mỗi dấu ▼ ở bên phải các trường là một danh sách đổ xuống chứa các nhãn dữ liệu có mặt trong cột dữ liệu và các từ khoá: All (chọn toàn bộ), Top 10 (hiện 10 dòng đầu, costom (tự điều chỉnh điều kiện lọc).

 

Trong trường hợp điều kiện lọc phức tạp (không đúng với một giá trị trong các nhãn dữ liệu), khi đó ta có thể tuỳ biến điều kiện bằng cách chọn Custom sau khi nhấn vào ▼ của trường làm điều kiện lọc và nhập điều kiện vào hộp hộp thoại Custom AutoFilter

 

Trong ComboBox đầu tiên ta chọn một trong các toán tử quan hệ sau:

                Equals                                   =        (bằng)

                Does Not Equals                 < >      (không bằng hay là khác nhau)

                Is greater than                       >        (lớn hơn)

                Is greater than or equal to   >=       (lớn hơn hoặc bằng)

                Is Less than                           <        (nhỏ hơn)

                Is Less than or equal to        <=       (nhở hơn hoặc bằng)

                ...........

Nếu giá trị nằm trong khoảng giá trị náo đó thì ta tiếp tục chọn toán tử Logic And hoặc Or để tạo điều kiện dạng kết hợp.

Bạn có thể dùng các kí tự thay thế để làm điều kiện lọc:

Kí tự ? để thay thế cho 1 kí tự bất kỳ.

Kí tự * để thay thế cho 1 dãy kí tự tuỳ ý hoặc là không có.

Ví dụ: Ta muốn lọc ra những thông tin với MANV là bắt đầu từ kí tự A thì ta thực hiện như hộp thoại trên.

Sau khi đã lọc, có thể huỷ bỏ lọc bằng cách chọn lại Data ® Filter ® AutoFilter hoặc chọn Data ® Filter ® Show All để hiển thị lại tất cả.

Đặc điểm lọc tự động là:

Tiến hành lọc ngay trong danh sách dữ liệu. Kết quả sau lọc có thể được copy sang một vùng khác. Tốc độ lọc nhanh, dễ thay đổi điều kiện.

Vùng điều kiện lọc còn hạn chế, không tiến hành được với một số loại điều kiện phức tạp. Đặt biệt chỉ cung cấp tối đa 2 biểu thức đối với một trường dữ liệu.

Để khắc phục nhược điểm này, Excel cung cấp một khả năng bổ sung sau, đó là lọc nâng cao.

b. Trích lọc nâng cao

Chọn vùng dữ liệu cần lọc thông tin.

Kích chọn Menu Data ® Filter ® Advanced, xuất hiện hộp thoại Advanced Filter :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ở mục Action ta có 2 tuỳ chọn:

Filter the list, in-place: Lọc danh sách và đặt tại chổ (tượng tự AutoFilter).

Copy to another location: Copy dữ liệu sau khi trích lọc sang một vùng khác.

Trong hộp List range: Chọn vùng dữ liệu sẽ lọc, hoặc nhập tên vùng của danh sách dữ liệu đã đặt trước đó.

Hộp Criteria range: Vùng điều kiện để so sánh giá trị thoả mãn trong quá trình lọc.

Nếu mục Copy to another location được đánh dấu thì hộp Copy to sẽ có hiệu lực và nhập vào đó địa chỉ ô đầu tiên của một vùng bảng tính sẽ chứa dữ liệu sau khi lọc. Có thể là ở một Sheet khác.

Đánh dấu vào hộp kiểm Unique records only: Chỉ lọc ra những mẫu tin đơn nhất, không trùng nhau (nếu có hai mẫu tin trùng nhau thì chỉ lọc ra một). Trong trường hợp để trống thì trong kết quả được lọc tất cả các mẫu tin thoả mãn điều kiện.

 

 

 

 

{ Lưu ý:

Khi sử dụng lọc để trích thông tin  sang một vùng bảng tính khác với vùng chứa dữ liệu (thông thường là Sheet khác) thì trước khi gọi lệnh lọc, ta cần di chuyển đến Sheet dự định sẽ chứa thông tin kết quả lạc.

Đối với lọc tại chổ (Filter the list in-place), thì những mẫu tin không thoả mãn điều kiện lọc sẽ được ẩn (hide), để hiển thị ldanh sách dữ liệu đầu đủ, ta gọi lệnh Data ® Filter ® Show All.