Tin tức công nghệ

Cấu trúc phân rã công việc - Work Break Structure (WBS)

WBS là gì?

(Danh từ): là cấu trúc các thành phần sau khi phân rã một kế hoạch dự án thành các công việc rời rạc

(Động từ): là một kỹ thuật để định nghĩa và tổ chức toàn bộ phạm vi của dự án dưới dạng cấu trúc cây phân cấp. Tại mỗi mức tiếp sau, các nút con của một nút cha biểu diễn 100% phạm vi của nút cha đó.

Vì sao phải tạo ra WBS?

Để xác định các kết quả dự kiến hay sản phẩm cuối cùng của dự án hay nói cách khác, để đảm bảo mọi người trong dự án biết những phần nào đã được thực hiện và chất lượng của chúng như thế nào.

Để phân chia các hoạt động/ các đầu việc vào các gói chuyển giao, từ đó biết được dự án có đủ người với đủ kỹ năng để thực hiện công việc hay không

Để chắc chắn rằng kế hoạch dự án bao gồm 100% công việc đã xác định và các phần (mức) cuả dự án có liên kết với nhau

Để ngăn chặn tình trạng chồng lấn các hoạt động và các gói chuyển giao dự án

Sử dụng WBS cũng với dữ liệu lịch sử để tạo ra bộ các ánh xạ có thể giúp cải tiến việc dự toán cho các dự án tương lai

Để xác định cái gì còn thiếu hay chưa đúng trong phạm vi dự án, từ đó để đàm phán và truyền thông phạm vi dự án với các bên liên quan chính, đưa ra thống nhất cuối cùng

Để chia nhóm phạm vi dự án vào các mức chi tiết và yêu cầu tài nguyên  sao cho hợp lý nhất, từ đó giúp hiểu các phần của dự án để đưa ra các quyết định đúng đắn

Khi nào và điều kiện cần có khi xây dựng WBS?

Thông thường, ta xây dựng WBS khi bắt đầu dự án, tuy nhiên, ta vẫn có thể xây dựng WBS vào bất cứ thời điểm nào trong dự án khi có những phần việc cần phân rã chi tiết hơn.

Ngoài ra, để đảm bảo dự án thỏa mãn đủ các yêu cầu sản phẩm, những phần sau đây phải được xây dựng trước khi xây dựng WSB:

–        Tầm nhìn dự án

–        Mục tiêu dự án

–        Phạm vi dự án

            Giả định dự án

Xây dựng WBS như thế nào?

Để xây dựng WBS, ta có thể sử dụng bất cứ kỹ thuật liệt kê hay nhóm các hoạt động và đầu việc dự án nào. Nó có thể là hoạt động resource intensive activity tùy thuộc vào mức độ chi tiết cần có.

Ví dụ bên dưới sử dụng kỹ thuật phân rã từ trên xuống, bắt đầu bằng các yêu cầu đầu ra dự án và phân rã chúng thành các hoạt động cần thực hiện để thỏa mãn đầu ra. Các hoạt động này cũng có thể được phân rã thành các đầu việc nhỏ hơn.

Một kỹ thuật hữu ích khác là kỹ thuật lập sơ đồ tư duy (mind mapping) bằng sử dụng phần mềm hoặc dùng các chú thích. Chẳng hạn, ta sẽ làm như sau:

–        Viết ra mỗi đầu ra (output) cần có trên một mẩu chú thích riêng

–        Tìm tất cả các đầu việc (task) cần làm để đạt được đầu ra và ghi chúng ra trên các mẩu chú thích riêng khác và xếp chúng xung quanh các đầu ra. Kích thước danh sách các đầu việc có thể khác nhau.

–        Sắp xếp các danh sách đầu việc này thành 2 loại: danh sách lớn và các danh sách nhỏ liên kết với chúng.

Tiếp tục di chuyển và thêm dần các mẩu chú thích vào cho đến khi cấu trúc hình thành.