Tin tức công nghệ

Hệ thông tin doanh nghiệp có thể được định nghĩa là hệ thống xử lí dữ liệu phát sinh bởi doanh nghiệp và tạo ra thông tin giúp cho cấp quản lí ra quyết định, giải quyết  vấn  đề,  giảm  rủi  ro,  và  kiểm  soát  doanh  nghiệp. Ngày nay hệ thông tin dựa trên máy tính và công nghệ viễn thông truy nhập, thu thập và xử lí dữ liệu từ khắp trên  thế  giới,  24 giờ một  ngày  và  7  ngày  một  tuần.  Sẽ khó tìm ra một doanh nghiệp mà không phụ thuộc vào hệ thông tin. Ngày nay, những hệ thống này thu thập dữ liệu thị  trường  qua  Web, xử  lí  các  giao  tác  doanh  nghiệp  ở Ấn Độ hay Trung Quốc khi người quản lí ở Mĩ vẫn còn đang ngủ. Họ xử lí, phân tích và làm ra các báo cáo đầy đủ  cho  người  quản  lí  khi  người  quản  lí  vào  văn  phòng buổi sáng.

Trước khi dùng máy tính và internet, mọi thông tin đều phải được thu thập qua báo chí, đài phát thanh và gọi điện thoại giữa các văn  phòng trên khắp thế  giới. Giao tác doanh nghiệp phải được nhiều người đưa vào, xử lí và chuẩn bị một cách thủ  công. Chúng phải được phân tích bởi các chuyên viên doanh nghiệp rồi được gõ thành báo cáo bởi các thư kí, dùng máy chữ. Các báo cáo này được  gửi  tới  vài  văn  phòng  cho  những  người  quản  lí kiểm điểm trước khi được soạn thành báo cáo điều hành cho người chủ  công ti. Hệ thống thủ công như vậy một cách  điển  hình  sẽ  phải  mất  vài  tuần  tới  vài  tháng  mới sinh ra được báo cáo. Chúng cũng phơi ra nhiều lỗi ở vài điểm, và có thể bị những người quản lí ở mức nào đó sửa đổi trước khi nó đạt tới người chủ công ti. Hệ thông tin dùng máy tính, có thể xử lí mọi dữ liệu, làm việc khởi thảo phân tích, và sinh ra báo cáo trong vài giờ. Do đó, người  chủ  công  ti  có  mọi  thông  tin  để  ra  quyết  định nhanh chóng.

Hệ thông tin xử lí dữ liệu bằng phần mềm doanh nghiệp  đặc biệt  được  viết  cho  mục  đích  đặc  biệt.  Phần mềm như vậy có thể chỉ huy máy tính phân tích dữ liệu theo một số cách và tạo ra các loại báo cáo khác nhau. Những  người  quản  lí  khác  nhau  lấy  dữ  liệu  được  phân tích  theo  các  cách  khác  nhau  để  phù  hợp  với  vai  trò, trách  nhiệm  của  công  việc  của  họ.  Chẳng  hạn,  người quản lí tại cơ xưởng sẽ chỉ nhìn dữ liệu cơ xưởng để cho họ có thể ra quyết định ở mức cơ xưởng. Người quản lí bán hàng và tiếp thị sẽ chỉ thấy dữ liệu bán hàng để cho họ có thể ra quyết định về quảng cáo và tiếp thị  để làm tăng  số  bán  sản  phẩm.  Tất  nhiên,  người  chủ  công  ti  sẽ thấy mọi thứ nếu người đó muốn nhưng phần lớn người đó  cần  dữ  liệu  quan  trọng  cho  phép  người  đó  ra  quyết định chiến lược. Những kiểu báo cáo này chắc là không thể có được trong hệ thống thủ công.

Với  tiến  bộ  của  công  nghệ  thông  tin,  nhiều  hệ thông  tin  có  các  chức  năng  phức  tạp  chuyên  dụng  làm việc phân tích dữ liệu theo các mục đích khác nhau. Vì dữ liệu được tổ chức và lưu giữ trong cơ sở dữ liệu để truy  lục  và  cập  nhật,  những  phần  mềm  trinh  sát  doanh nghiệp  này  sẽ  tìm  chúng  để  phân  tích  xu  hướng  trong kinh doanh và sinh ra báo cáo đặc biệt cho người điều hành cấp cao hay người chủ công ti. Những phần mềm này áp dụng khai phá dữ liệu, phân tích dữ liệu và công nghệ  tìm  để  nhận  diện  chỗ  không  chính  xác,  khiếm khuyết, hay thậm chí gian lận bên trong hệ thống. Nó bắt đầu bằng việc tạo các mục tiêu chuẩn nào đó rồi tích luỹ dữ liệu và tạo khả năng kiểm tra liệu hiệu năng thực tế có  đáp  ứng  theo  các  chuẩn  này  không  và  liệu  các  mục tiêu có bị thay đổi hay có thể bị sửa đổi không. Nó có thể tóm tắt cả dữ liệu bên trong và bên ngoài dưới dạng thức đồ hoạ để cảnh báo cho quản lí cấp cao về những vấn đề nào đó trong công ti. Khi cần, nó cho phép người quản lí cấp cao tìm mọi điểm đặc thù để điều tra thêm. Những phần mềm này cũng thu thập thông tin ngoài như dữ liệu thị trường để giúp cho người quản lí hiểu xu hướng đang nổi lên.

Phát  triển  các  hệ  thông  tin  này  bắt  đầu  với  phân tích  yêu cầu đặc thù.  Từng  công ti đều  có các  nhu cầu khác  nhau  và  cách  thức  khác  nhau  để  làm  kinh  doanh cho nên yêu cầu của họ sẽ biến thiên. Người phát triển phần mềm làm thiết kế hệ thống phải hiểu nhu cầu của họ và viết các chương trình khác nhau cho từng công ti. Khi nhiều công ti mua hệ thông tin, họ cần nhiều người phát triển để viết phần mềm chuyên dụng. Đột nhiên nhu cầu về người phát triển phần mềm và công nhân CNTT bùng nổ trên khắp thế giới.   Đó là lí do tại sao nhu cầu về công nhân CNTT là cao hơn nhiều và thiếu hụt công nhân có kĩ năng CNTT trở thành gay gắt vì nhiều công ti cần những hệ thông tin này.

Để vận hành những hệ thông tin vững chãi như vậy yêu cầu một kiểu người quản lí mới, người có tri thức về công nghệ. Người quản lí hệ thông tin giỏi có thể cung cấp cho người quản lí cấp cao và người chủ công ti các báo cáo với  trạng thái được cập nhật nhất và cũng chỉ ra các khu vực có vấn đề.  Họ có thể tổ chức  các báo cáo nào  đó  về  vận  hành  nội  bộ  hay  thị  trường  bên  ngoài. Ngày  nay  nhiều  hệ  thống  tin  này  đã  được  chuẩn  hoá thành  hệ  Lập  kế  hoạch  tài  nguyên  công  ti  -  Enterprise Resource Planning (ERP); Quản lí quan hệ khách hàng  -Customer Relations Management (CRM); và Quản lí dây chuyền  cung  cấp  -  Supply  Chain  Management  (SCM), điều giúp cho các công ti toàn cầu quản lí vận hành của họ trên khắp thế giới.